E-Mail Archivierung

E-Mail Archivierung

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Archivieren Sie schon E-Mails? 

Nein, dann sollten Sie sich diesen Blogartikel unbedingt durchlesen.

Ja, Sie sollten sich diesen Blogartikel bezüglich der „E-Mails – die nicht archiviert werden dürfen“ durchlesen.

Braucht es eine Archivierung von E-Mails?

Ja – Eine E-Mail Archivierung ist für Unternehmen, egal in welcher Größe zwingend notwendig. Ein explizites Gesetz für die E-Mail Archivierung gibt es nicht. Viele wundert dieses Paradoxon der verpflichtenden E-Mail Archivierung ohne dazugehörendes Gesetz, doch die Verpflichtung „E-Mails zu archivieren“, ergibt sich viel mehr aus der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und weiteren gesetzlichen Vorgaben.

Jedes Unternehmen, vom kleinsten Einzelunternehmen bis zur großen Aktiengesellschaft hat die Pflicht, alle Unterlagen, die für Besteuerung relevant sind, für einen Zeitraum von sechs bis zehn Jahren aufzubewahren.

Wie stellt sich die E-Mail Archivierungspflicht in der Praxis dar?

Diese Frage lässt sich wie folgt beantworten: Alle E-Mails, die zur Besteuerung relevant sind, oder sogenannte Geschäfts- bzw. Handelsbriefe sind müssen laut GoBD ordnungsgemäß, vollständig, zum frühestmöglichen Zeitpunkt, mit Original übereinstimmend und unveränderbar, mit Berechtigung einsehbar, wiederauffindbar und reproduzierbar, für den gesamten Aufbewahrungszeitraum, über eine Protokollierung nachvollziehbar und bei Veränderung nachvollziehbar archiviert werden.

Dies bedeutet, dass bei E-Mails mit Inhalten wie Rechnungen, Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Inventarlisten, Jahresabschlüssen… eine entsprechende technische Archivierung der E-Mail sichergestellt werden muss.

Aufgrund der schieren Masse an E-Mails, die in Unternehmen täglich versendet und empfangen werden, ist es schwierig, eine pauschale Differenzierung festzulegen, welche E-Mails für den Gesetzgeber steuerlich oder rechtlich relevant sind.

Oftmals werden deshalb einfach alle Ausgangs- und Eingangs-E-Mails eins Unternehmens mittels einer Journal Archivierung abgelegt.

Welche E-Mails müssen nicht archiviert werden?

E-Mails wie E-Mail Newsletter, Spam-Mails oder geschäftlich nicht relevante E-Mails müssen nicht archiviert werden.

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