DMS Pflegetipps

Professionelle Software Instandhaltung – 

DMS / ECM Pflegetipps – 

„Ohne Update läuft ja eh alles auch“

Diesen Satz hört man als Softwarehersteller zwar gerne, täuscht aber oft über wichtige Fakten hinweg:

Systemumgebungen ändern sich, neue Sicherheitslücken müssen geschlossen werden und erweiterte Funktionen werden benötigt. Je länger Updates aufgeschoben werden, desto größer können die Probleme werden. 

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, welche Pflegetipps wir Ihnen für eine professionelle Instandhaltung Ihres DMS / ECM empfehlen.

Regelmäßig Softwarereleases einspielen – Software pflegen

Der wichtigste Tipp gleich zu Beginn. Nur eine aktuelle Software ist eine sichere, stabile Software. Einspielen eines neuen Release, Neustarten und Testen können zeitaufwendig sein und sind deshalb oft unbeliebt.

Doch mit jedem neuen Softwarerelease stellen Hersteller eine neue Version eines Produkts den Kunden zur Verfügung.

Neue Softwarereleases können enthalten:

  • Neue Funktionen
  • RBugfixes
  • Schließen von Sicherheitslücken
  • Anpassungen auf neue Bedingungen in den Systemumgebungen, ...

    Wird ein Release nicht eingespielt, muss das nicht zwangsläufig zu Problemen führen. Trotzdem birgt Software, die nicht aktuell gehalten wird, Nachteile in sich. Je mehr Release-Veröffentlichungen ohne Update verstreichen, desto größer wird im Anschluss auch der Aufwand, evtl. Fehler zu finden oder die Software dann anschließend irgendwann auf einen aktuellen Stand zu bringen.

    Wir empfehlen deshalb:

    Halten Sie Ihr DMS / ECM immer mit dem aktuellen Release auf Stand.

    Sie sichern sich so gegen neue Sicherheitslücken und alte Fehler ab bzw. werten Ihre Software mit neuen Funktionen auf.

    Für LDOX steht rund 3 Mal pro Jahr ein neues Release zur Verfügung. Die neusten Releaseversionen finden Sie in unserem Kundenbereich.

    Hinweis

    Die Relasenotes sind auf dieser Seite ersichtlich.

    Archivkontrolle

    Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Neben einer aktuellen Version der Software sollte natürlich auch regelmäßig die Funktion des DMS überprüft werden.

    Speziell bei der automatischen Archivierung von Dokumenten können bei ausbleibender Kontrolle unbemerkte Fehler zu einem umfangreicheren Problem führen.

    Plattenspeicher laufen unwissentlich voll, Dokumente werden aus unvorhersehbaren Gründen nicht mehr abgelegt… Die Gründe für eine fehlerhafte Archivierung können unterschiedlich sein. Abhilfe schafft nur eine regelmäßige Archivkontrolle.

    Der LDOX.Watchman kann helfen:

    Der LDOX.Watchman dient zur Überwachung von komplexeren IT-Umgebungen, und hilft Fehler frühzeitig zu erkennen, Archivierungsprobleme zu vermeiden und Kontrollarbeiten einzusparen. LDOX.Watchman prüft das Vorhandensein bestimmter Dateien, die Plattenbelegungen in % oder GB, die Statusmeldungen einer Cold Archivierung, zählt Dateien in Windows Ordnern und reorganisiert bestimmte Dateien.

    Die Analyse-Ergebnisse werden gemeinsam mit den erfolgreich durchgeführten Prüfungen und Prozessen in definierten Intervallen in einer Tabelle gesammelt und dem Administrator per E-Mail zur Verfügung gestellt.

    Jetzt unverbindliche Informationen anfordern und kostenlose Erstberatung erhalten.

    Datenschutz

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