Mobile Dokumentenerfassung

LDOX.Mobile

Wie mobile Dokumenten- Erfassung einfach möglich ist

Mobile Devices und die Digitalisierung machen es möglich. Bringen Sie Bilder und PDFs direkt mit Ihrem Smartphone ins Archiv.

Der sinnvolle Einsatz von mobilen Devices in Verbindung mit dem DMS / ECM Umfeld wurde immer kritisch beäugt. Die klassische Dokumentensuche oder auch Workflow Freigaben sind zwar möglich, gestalten sich aber am Desktop immer einfacher und übersichtlicher. Nicht so aber das neueste Produkt aus dem Hause eks informatik.

Mit LDOX.Mobile setzen Kunden zukünftig Smartphones und Tablets in Verbindung mit DMS / ECM Anwendungen auf moderne und innovative Art und Weise ein.

Jedes Device – eine neue Datenquelle

Durch den LDOX.ECM IBM i Kunden Kenny´s Auto-Center AG wurde eine ganz neue Idee geboren:

Wie wäre es, zur Erfassung und Archivierung von Bildern und Dokumenten nicht klassisch den Scanner zu verwenden oder von einer Kamera die Bilder zu laden, sondern direkt Tablets oder Smartphones mit integrierter Kamera zu benutzen? Durch die hohe Smartphonedichte stehen uns eigentlich unzählige Devices für die Erfassung von Dokumenten und Bildern zur Verfügung, die aber oft gar nicht im Arbeitsalltag genutzt werden.

Bei Kenny´s müssen regelmäßig Fotos von Fahrzeugen und Fahrzeugschäden erstellt und im DMS / ECM zum jeweiligen Fahrzeug abgelegt werden. Die Erstellung von Fotos stellt, wie bereits beschrieben, nicht ein Problem dar. Doch wie bringt man die Bilder ohne viele manuelle Eingaben und vor allem wiederauffindbar ins DMS / ECM?

Die Produktidee zu LDOX.Mobile war geboren.

LDOX.Web

Das Smartphone als DMS / ECM „Scanner“

Um Bilder und Dokumente ins DMS / ECM zur bringen, brauchen Sie 3 Dinge:

  1. Eine Importmöglichkeit vom Smartphone aus, Bilder direkt ins DMS / ECM zu laden
  2. Ein Importprofil, das vorgibt, um welche Dokumentenart es sich handelt
  3. Indexwerte, um das Bild / Dokument entsprechend auffindbar zu machen

Mit LDOX.Mobile können alle diese Punkte einfach gelöst werden. Die Importmöglichkeit stellte für die DMS / ECM Spezialisten von eks informatik kein Problem dar. Durch den LDOX.WebClient haben Nutzer die Möglichkeit, über Ihr Smartphone oder Tablet auf das DMS  / ECM zuzugreifen, aber auch Bilder und Dokumente über diesen zu importieren.

Anders aber als am Desktop PC ist es bei der Dokumentenverarbeitung am Smartphone wichtig, manuelle Eingaben zu vermeiden. Zu umständlich, zu fehleranfällig und zu langsam. Durch eine in LDOX.Mobile integrierte Barcodeerkennung können zum Beispiel die passenden Indexwerte direkt für die Indexierung automatisch übernommen werden.

So müssen am Smartphone nur minimale Eingaben manuell erfolgen.

Anwendung in der Praxis

Die Erfassung und Archivierung der Bilder und Dokumente durch LDOX.Mobile erfolgt in der Regel in 3 Schritten:

Schritt 1: LDOX.WebClient und Importprofil

Über einen Link kann direkt der LDOX.WebClient mit dem benötigten Importprofil aufgerufen werden.

Schritt 2: Indexwerte mittels Barcode oder manuell erfassen

Durch die Erfassung eines Barcodes, hinter dem die wichtigen Indexwerte des Bilds hinterlegt sind, werden anschließend die zu archivierenden Bilder und Dokumente automatisch indexiert. Bei unserem Kunden Kenny`s erfolgt diese Indexierung über einen individuellen Barcode, der generell an jedem Auto angebracht ist und somit auch perfekt für die Indexierung genutzt werden kann.

Schritt 3: Bild aufnehmen oder bestehende Dokumente importieren

Nun können bereits bestehende Dateien importiert oder Bilder durch die integrierten Kameras aufgenommen werden. Werden nun die Bilder archiviert, werden die Indexwerte aus dem Barcode übernommen und können bei Bedarf noch manuell abgeändert oder ergänzt werden.

So erfolgt eine äußerst sinnvolle Nutzung von Smartphones und Tablets in Verbindung mit DMS / ECM Anwendungen.

LDOX.Web Indexierung

Weitere Einsatzmöglichkeiten von LDOX.Mobile

Nicht nur bei der Erfassung und Archivierung von Bildern kann LDOX.Mobile die Lösung für viele Probleme sein. Überall dort, wo Dokumente schnell und einfach erfasst werden sollen, ist LDOX.Mobile die perfekte Lösung. Durch die Kombination von Scanning Apps können natürlich auch direkt PDFs über das Smartphone importiert werden.

Beispiele der Anwendungsvielfalt:

  • Erfassung von Spesenbelegen direkt am Smartphone
  • Schadensdokumentation von Ware, Maschinen oder anderen Betriebsmitteln
  • Smartphoneerfassung und Archivierung von Krankmeldungen
  • Erfassung von Unfallbildern

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Mobiles Archiv

LDOX.Mobile 

Wie „mobile“ sollte ihr DMS sein? 

Blickt man 20 Jahre zurück, waren unternehmensspezifische Softwarelösungen primär zweckoptimiert. Der User sollte primär seine Arbeit in der Anwendung verrichten und so sah sie auch aus.

Usability, Design, oder gar eine mobile Verwendung über das Internet, war weder im Fokus noch in Umsetzungsreichweite.

Heute, getrieben von userfreundlichen „Software as a Service (SaaS)“ Produkten, setzen auch klassische Software Hersteller zunehmend auf die mobile Verfügbarkeit über Apps oder Web basierte Clients Ihrer Anwendungen.

Das Smartphone als der mobile DMS Treiber

Ein wichtiger Faktor dieser Entwicklung ist das Smartphone. Jeder hat eins, jeder verwendete es täglich und jeder kann es meistens ohne große Erklärungen bedienen und einrichten. Die Übersichtlichkeit von Apps und die einfache Bedienung lässt den User über das Smartphone Teil des Systems -als menschliche Hardware- werden.

So trägt jeder von uns mittels PDF Scanner App, eine kleine Scanstation am Smartphone bei sich, mit der jederzeit Dokumente erfasst, abgelegt und bearbeitet werden können. Wer braucht für fünf Belege am Tag denn heute noch einen Tischscanner. Freigabeworkflows können am Smartphone mittels einfacher Tasten dargestellt, umgesetzt und jederzeit bedient werden.

Durch diese Entwicklungen müssen sich auch DMS Softwareentwickler auf die neuen Gegebenheiten einstellen. Bei der Auswahl eines DMS stehen weniger die technischen Aspekte wie Speicherplatz und Geschwindigkeit im Fokus, sondern mehr grafische und anwendungsspezifische Gesichtspunkte sind im Auswahlverfahren wichtig. Eine intuitive und schön gestaltete Software ist meist schon die halbe Miete bei der Userakzeptanz. Die Basisfunktionen werden generell als gegeben angenommen.

Deshalb wird sich auch die Verwendung von Dokumentenmanagementsystemen in den nächsten Jahren verändern. Prozesse verlagern sich weg vom Desktop PC hin zum Smartphone. Warum auch nicht. So können auf Dienstreisen, Belege von Reisespesen mittels PDF Scan App sofort erfasst, archiviert und freigegeben werden. Beim Kundenbesuch hat der Außendienstmitarbeiter alle Kundenverträge und Dokumente in einer digitalen Akte bei sich. Während der Geschäftsreise gibt der CEO im Zug Rechnungen frei. Schadhafte Produkte werden fotografiert und sofort an die Schadensabteilung mittels Workflows gesendet.

Einige Beispiele wie ein sinnvoller mobiler Zugriff auf das DMS erfolgen kann. Natürlich wird es immer noch zukünftig Arbeiten am Desktop geben, doch was ein User auf dem Smartphone von unterwegs erledigen kann, wird er auch dort umsetzen.   

Sicherheit bei mobilen DMS

Spannend wird jedoch das Thema Sicherheit. Bei einer On-Premise Lösung am Desktop sind die Risiken in puncto Sicherheit klarer zu identifizieren. Bei einem „mobile“ verfügbaren DMS, kommt neben dem technischen Risiko, vielmehr auch noch der Faktor Mensch zu tragen. Wird das Handy gestohlen und die Bildschirmsperre entschlüsselt, kann bei falscher Einstellung ein tiefes Leak des Unternehmensarchiv entstehen. Auch sind Userfehler, aufgrund des unbedachteren Umgangs und der oftmals zu breiten Fingern (Vertipper) häufiger als am Desktop.

Setzen Sie Ihr DMS bereits „mobile“ ein

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