Eingangspostworkflow

Eingangspostworkflow

LDOX.Workflow

Eingangspost Workflow

Der digitale Briefträger im Unternehmen

Die E-Mail hat die Geschäftswelt nachhaltig verändert. Die Kommunikation wurde schneller und direkter. Doch ganz wurde der Briefverkehr dadurch nicht abgelöst. Speziell bei Rechnungen, wichtigen Dokumenten, Einladungen und Katalogen setzen viele Unternehmen noch auf die Haptik von Papier.

Was früher noch eine ganze Arbeitsstelle war, ist heute ein lästiger Nebenjob im Unternehmen. Eine eigene interne Postzentrale ist für die meisten Unternehmen nicht mehr notwendig oder praktikabel. So bleibt die Postverteilung oft als zusätzliche Arbeit an Mitarbeitern hängen. Die interne Post muss so immer noch so wie vor 40 Jahren in den einzelnen Abteilungen verteilt werden. Nur wenige Unternehmen versuchen die Dokumentenverteilung auf dem digitalen Weg abzubilden.

Eine E-Mail mit dem eingescannten und angehängten Brief bzw. Dokument scheint die einfachste und praktikabelste Lösung zu sein. Doch was einfach klingt, hat meist einen komplexeren Hintergrund warum etwas in der Praxis nicht funktioniert. E-Mails gehen verloren, werden versehentlich gelöscht, bleiben liegen, laufen beim falschen Empfänger auf oder die Post muss einem bestimmten Akt oder einem bestimmten Geschäftsfall zugeordnet und abgelegt werden. Oft ist es auch so, dass ein Brief bzw. ein Dokument von verschiedenen Personen im Unternehmen angesehen und abgezeichnet werden muss. Da wird’s dann schon schwierig mit einer herkömmlichen E-Mail diese Anforderungen zu erfüllen.

Um im allgemeinen Unternehmensumfeld bestehen zu können braucht es eine Lösung, in der:

  • Dokumente nicht verloren gehen können
  • die Zuweisung zur Bearbeitung oder Ansicht sehr einfach geregelt werden kann
  • die Bearbeiter definierte Aktionen mit dem Dokument durchführen sollen (z.B.: digital Abzeichnen, ablegen, …)
  • Dokumente sofort revisionssicher abgelegt werden können
  • optional Dokumente bereits einem Geschäftsfall zugeordnet werden können
  • eine Dokumenthistorie zu Nachweiszwecken aufgezeichnet wird

Lösung Eingangspostworkflow

Für Unternehmen die bereits ein Archiv / DMS / ECM im Einsatz haben, bietet sich für diese Problemstellung eine einfache und praktikable Lösung an. Über einen Eingangspostworkflow wird die Post revisionssicher erfasst, archiviert und anschließend Mitarbeitern zur Bearbeitung übergeben.

Dokumente können bei der Erfassung entsprechend nach Dokumententypen kategorisiert, indexiert und anschließend automatisch verarbeitet werden. Sämtliche Dokumente sind jederzeit wiederauffindbar und werden mit einer entsprechenden Bearbeitungshistorie versehen. Durch die Verknüpfung mit digitalen Akten lassen sich Dokumente zu Geschäftsfällen einfach zusammenführen und anzeigen.

Was ist bei der Einführung eines Eingangspostworkflows wichtig

Wer glaubt direkt in jedem Schritt mit einem Eingangspostworkflow Zeit sparen zu können, der irrt.  Im ersten Schritt braucht es in der Erfassung mehr Zeit als früher. Brief aufreißen und in das richtige Postfach legen, reicht nicht mehr aus. Briefe müssen eingescannt und indexiert werden. Dieser Vorgang ist naturgemäß etwas aufwendiger. Sobald das Dokument aber erfasst und indexiert wurde, geht alles viel schneller. Aufgrund vordefinierter Prozesse landen Dokumente sofort dort, wo Sie landen sollen. In der Dokumentenverteilung, Bearbeitung und Archivierung lässt sich mit einem Eingangspostworkflow wesentlich Zeit sparen. Die Dokumente laufen alle digital in einem LDOX. Workflowpostfach auf, in dem der User einfach nur noch die Dokumente abarbeiten muss.

Durch klar definierte Ereignisse, wie z.B.: Dokument abzeichnen, als gelesen markieren, einem Akt zuordnen etc. erfolgt eine klare Aufforderung, was mit dem Dokument zu tun ist.

Eingangspostworkflow – unspektakulär, aber effektiv

Wenn man heute das Schlagwort Digitalisierung liest, würde man gar nicht mehr an etwas banales wie Papierpost denken. Die Praxis zeigt, dass sich hier Zeit und Ressourcen sehr leicht einsparen lassen. Setzt Ihr Unternehmen noch auf Papierpost oder auf den digitalen Briefträger?

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Digitale Einkaufsakte

Digitale Einkaufsakte

LDOX.digitale Akte

Die digitale Einkaufsakte

Digitale Einkaufsakte

Die digitale Einkaufsmappe bündelt alle Dokumente zu einem bestimmten Geschäftsfall digital an einem Ort.

Angefangen vom Angebot, der Auftragsbestätigung, den Lieferscheinen, Gutschriften Freigaben, Verträgen, E-Mails… alles wird in der digitalen Einkaufsmappe angezeigt.

Je nach Anforderung können so in Ihrem Unternehmen Dokumente logisch gebündelt und einfach über das LDOX.ECM auffindbar abgelegt werden.

Was ist eine digitale Einkaufsmappe

Über das LDOX.ECM (entweder Comarch ECM iS „InfoStore“ oder Kendox InfoShare) kann eine digitale Einkaufsmappe eingerichtet werden. Mittels einfacher Suchfelder kann im Anschluss zum Beispiel nach einer Rechnungsnummer gesucht und alle zugehörenden Dokumente in der Akte angezeigt werden.

Digitale Einkaufsakte verhindert Medienbruch

Viele von uns kennen vielleicht genau diese Situation.

Die Rechnung kam als E-Mail, der Rahmenvertrag liegt in Papierform in einem Ordner, das Angebot ist als PDF abgespeichert und der Lieferschein liegt in der Warenannahme auf einem Stapel.

Und genau dieser Geschäftsfall bedarf einer Prüfung, da Ungereimtheiten festgestellt wurden. In den meisten Betrieben beginnt nun die Ostereiersuche nach den verschiedenen Dokumenten, Belegen und E-Mails zu diesem Geschäftsfall, um eine Prüfung durchführen zu können. Allein für die Dokumentensuche geht oftmals schon eine Stunde an Arbeitszeit verloren.

Mit der digitalen Einkaufsakte finden Sie all diese Dokumente sekundenschnell ohne Medienbruch in Ihrem ECM.

Händische Erstellung – Nein Danke

Die Grundlage für eine digitale Einkaufsmappe ist eine intelligente Erfassung und Indexierung von Dokumenten und elektronischen Belegen. Dazu müssen alle Dokumente, die dieser Einkaufsmappe angehören sollen, auch entsprechend erfasst werden. In der Regel erfolgt diese Erfassung automatisiert. Via Drag & Drop können aber auch Dokumente (zum Beispiel E-Mails) direkt manuell in die Akte hineingezogen und somit auch archiviert werden.

Digitale Einkaufsmappen müssen auch nicht manuell erstellt werden. Aufgrund verschiedener Trigger, erfolgt die Mappen Erstellung automatisch.

Nutzen für Ihr Unternehmen

Im Wesentlichen bietet eine digitale Einkaufsmappe folgende Vorteile:

Zeitersparnis – Die Suche nach zusammengehörenden Dokumenten wird auf ein Minimum reduziert. Die Suche nach verschiedenen Dokumenten in unterschiedlichen Medienformen entfällt gänzlich, was in der Praxis eine massive Zeitersparnis mit sich bringt.

Übersichtlichkeit – Aufgrund der einfachen Darstellung haben Sie alle Dokumente im Überblick. Diese können sofort angezeigt und verarbeitet werden.

Organisation – Durch die notwendige Digitalisierung von Papierdokumenten und die geordnete Archivierung im DMS bzw. ECM werden Dokumente digital besser organisiert und generell einfacher auffindbar gemacht.

Archivierung – Durch die einfache Drag & Drop Archivierung können auch E-Mails schnell zum Geschäftsfall archiviert werden. So werden bei Problemfällen alle Informationen an einem Ort gesammelt. 

Anwendung einer digitalen Einkaufsmappe

Die Fachabteilung hat die Möglichkeit den Lieferschein mit der Rechnung zu vergleichen und Reklamation E-Mails für alle einsichtlich abzulegen.

Die Buchhaltung kann schnell den Rahmenvertrag mit dem Angebot und der Rechnung abgleichen.

Das Controlling kann einfach alle Dokumente an einem Ort finden und überprüfen.

Je nach Abteilung bietet die digitale Einkaufsmappe verschiedene Nutzungsmöglichkeiten und spart jedem Unternehmen Zeit und somit auch Geld.

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Digitaler Workflow

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Welche digitalen Workflows ein Unternehmen haben sollte. 

Ein Workflow bezeichnet die Organisation von Arbeitsabläufen in einem Unternehmen. Ein digitaler Workflow ist nichts anderes, als Arbeitsabläufe digital darzustellen. Einzelne Stationen bearbeiten einen Arbeitsschritt in der vorgegebenen Art und Weise. Ein digitaler Workflow ist die Basis einer jeden Standardisierung und definiert funktionierende Prozesse unabhängig vom Prozesswissen der beteiligten Mitarbeiter.

Die Abbildung von dokumentenbasierten Workflows über ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) ist äußerst sinnvoll. So lässt sich der Empfang von Dokumenten, die Bearbeitungen oder Aktionen wie eine Freigabe… unveränderlich und revisionssicher protokollieren.

Während des Prozesses können Dokumente auch unterschiedliche Wege nehmen (Beispiel unterschiedliche Rechnungen, die zur Freigabe in unterschiedliche Abteilungen müssen). Im eigentlichen Sinne ist ein Workflow nichts anderes, als eine Kette aus Bedingungen und Aktionen.

Welche Prozesse lassen sich am besten in einen digitalen Workflow umwandeln?

Eigentlich so gut wie jeder Prozess,

  • der nach einem bestimmten Schema abläuft oder
  • protokolliert werden sollte oder
  • strukturiert sein muss

lässt sich in einem Workflow abbilden.

Unstrukturierte Abläufe, wie zum Beispiel die Digitalisierung und Zustellung der Eingangspost, lassen sich perfekt mit einem Workflow abbilden. Digitale Workflows können auch offen gestaltet werden und so auch für den Anwender große Entscheidungsfreiheiten schaffen. Doch eine Aktion wird vom Anwender immer abverlangt – er muss den entsprechenden Arbeitsschritt bearbeiten.

Beispiele für digitale Workflows

Die Implementierung von Workflows ist meist eine sehr individuelle Lösung. Jedes Unternehmen hat eigene Prozesse und diese müssen berücksichtigt werden. Doch gibt es stark verallgemeinert verschiedene Workflowgruppen, die gerne eingesetzt werden.

Durch die Anbindung von Drittsystemen, wie dem ERP, der FIBU oder dem CRM System können weitere Informationen automatisiert in den Workflow mit einfließen.

Administration

  • Eingangspost Workflow: Alle Briefe werden zentral an einer Stelle eingescannt und mittels DMS dem entsprechenden Empfänger im Unternehmen zur Verfügung gestellt.
  • Auftragseingangsworkflow: Ein Auftrag wird vom Kunden angenommen, Verträge werden erstellt, Ressourcen werden geordert und Verantwortliche informiert.

Rechnungswesen

  • Eingangsrechnungsworkflow: Der Klassiker. Rechnungen werden zentral eingescannt und dem entsprechenden Freigabeprozess zugeteilt. Ist die Rechnung frei gegeben, so kann sie in der High End Ausführung, ohne während des Prozesses eine einzige manuelle Eingabe machen zu müssen, verbucht und bezahlt werden.
  • Mahnungsworkflow: Bevor Mahnungen versendet werden, wird der zuständige Kundenbetreuer nochmals informiert und kann intervenieren.

Personalwesen

  • Onboarding Workflow: Werden Mitarbeiter eingestellt, erfolgt der immer gleiche Prozess. Erstellung des Dienstvertrags, Unterschrift, Zusendung der Mitarbeiter Informationen, Einrichtung eines IT Accounts, Beschaffung von Arbeitsmitteln … Immer der gleiche Ablauf und somit perfekt geeignet für einen eigenen Workflow.
  • Offboarding Workflow: Auch bei einem Austritt aus dem Unternehmen erfolgt fortlaufend der gleiche Prozess. Kündigungsschreiben, Rückgabe der Betriebsmittel, Abmeldung bei den Versicherungen, Ausstellen eines Arbeitszeugnisses…
  • Urlaubsfreigabe Workflow: Der Mitarbeiter reicht seinen Urlaubsschein digital ein.

Rechtsabteilung

  • Vertragsfreigabe Workflow: Neue Verträge oder Vertragsverlängerungen müssen zuerst von der Geschäftsleitung digital frei gegeben werden und werden erst anschließend unterschrieben.
  • Beschwerdeworkflow: Reklamationen werden anhand eines Workflows durch das Unternehmen geleitet und protokolliert.

Qualitätssicherung

  • Qualitätsworkflow: Zyklische Überprüfung von Qualitätsrichtlinien und revisionssichere Protokollierung der Ergebnisse.

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