Erweiterungen Eingangsrechnungsworkflow

3 sinnvolle Erweiterungen für einen

Eingangs-rechnungs Workflow –

Wenn Sie bereits einen Eingangsrechnungsworkflow einsetzen, haben Sie schon einen wichtigen Schritt in der digitalen Dokumentenverarbeitung umgesetzt.

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche 3 Erweiterungen wir zu einem bestehenden Workflow empfehlen.

Anhangsdokumente zuordnen und anzeigen

Im Eingangsrechnungsworkflow wird meist lediglich die Rechnung als Dokument im Freigabeprozess angezeigt.

Bei Bedarf können weitere Dokumente (Lieferscheine, Angebote…) an den Prozess angehängt werden. Dies kann einerseits manuell während des Prozesses erfolgen, andererseits können aber auch Dokumente automatisch zugeordnet werden. 

  • Manuelle Zuordnung: Mittels Drag & Drop Archivierung können Dokumente direkt im Workflow als Anhangsdokumente zum jeweiligen Freigabeprozess archiviert werden. Ein Beispiel dafür sind Reklamations-E-Mails, die den Grund einer reduzierten Rechnungsbegleichung dokumentieren.
  • Automatische Zuordnung: Werden z.B. Lieferscheine, Bestellungen, Angebote usw. ebenfalls im DMS / ECM erfasst, indexiert und archiviert, können diese über eindeutige Indexwerte (z.B. die Angebotsnummer) dem Workflow zugeordnet werden.

Was ist Ihr Nutzen?

  • Bei einer Prüfung von Rechnungen im Workflow sind somit auch der dazugehörende Lieferschein, die Bestellung oder ein Rahmenvertrag direkt im Freigabeschritt aufrufbar. Sie erhalten so ein vollständiges Bild aller wichtigen Dokumente für die Rechnungsbearbeitung

    Reportingmodul - Overviewmanager

    Speziell Führungskräfte und Geschäftsleitungen fordern in Verbindung mit Freigabeprozessen oft ausführliche Reportings und Übersichten.

    Mit dem LDOX.OverviewManager werden entsprechende Reportings automatisch erstellt und mittels E-Mail direkt an definierte Empfänger versendet.

    Klassische Einsatzgebiete für den LDOX.OverviewManager

    • }Zahlungs- oder Skontofrist läuft bald ab: Es wird ein Reporting der Workflowtasks, bei denen die Zahlungs- oder die Skontofrist bald abläuft, erstellt und an die Buchhaltung zur Kontrolle gesendet.
    • iÜbersicht aller offenen Rechnungen: Es wird ein Reporting aller offenen Rechnungen und der Rechnungssummen übermittelt. So weiß die Buchhaltung für die Liquiditätsplanung, wie hoch die ungeprüften Rechnungsausstände im Unternehmen aktuell sind.
    • Anzahl der zu bearbeitenden Freigaben: Um Freigabe-Flaschenhälse frühzeitig zu erkennen und eingreifen zu können, wird ein Reporting erstellt, welches die offenen Tasks je Aufgabenkorb (z.B. Rechnungsfreigabe Abteilung Werkstatt) auflistet und versendet.

    Was ist Ihr Nutzen?

    • Ausgewählte Informationen und Übersichten werden automatisch zusammengestellt und via E-Mail versendet. So informiert Sie LDOX in definierten Zyklen über den aktuellen Status Ihres Workflows und reduziert den Aufwand von manuellen Kontrollen.

      Kontierung und Übermittlung der Daten an die FiBu

      Die meisten Unternehmen, die mit LDOX einen Eingangsrechnungsworkflow umgesetzt haben, setzen diese Erweiterung bereits ein.

      Mit der LDOX.Kontierung und einer Anbindung an das ERP-System bzw. an die FiBu-Software kontieren Sie Ihre Rechnungen direkt während des Freigabeprozesses. Dabei greift LDOX direkt auf die Daten Ihres ERP-Systems bzw. auf die FiBu-Software zurück.

      Mit der LDOX.Kontierung können auch komplexe Buchungen (Splitbuchungen, Buchungen von einzelnen Rechnungspositionen auf andere Kostenstellen, …) durchgeführt werden.

      Durch die endgültige Freigabe der Rechnung kann LDOX im Anschluss direkt die Buchung in der FiBu-Software auslösen.

      Was ist Ihr Nutzen?

      • Durch die direkte Kontierung während des Freigabeprozesses muss jede Rechnung nur einmal bearbeitet werden. Dank automatischer Datenübernahme und der Bearbeitung in einem einzigen System sparen Sie auch noch zusätzlich Zeit und reduzieren Fehler.

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        Mit digitalen Workflows zum papierlosen Büro

        LDOX.Flow – 

        Mit digitalen Workflows zum papierlosen Büro – 

        Das papierlose Büro fängt dort an, wo Prozesse papierlos gestaltet werden. Doch warum gibt es eigentlich noch Papier im Büro? Einerseits aus Gewohnheit, andererseits aus organisatorischen Gründen.

        Warum papierlose Workflows?

        Speziell wenn es darum geht, Entscheidungen zu fällen, Sachlagen zu dokumentieren und Dokumente von Dritten abzeichnen zu lassen, ist das Papierdokument für viele Mitarbeiter noch mehr wert als die Datei auf dem Rechner mit Notizen. Nur leider kann Papier verloren gehen, ist aufwendiger in der Verwaltung und sorgt für einen langsameren Dokumentendurchlauf im Unternehmen.

        Mit dem neuen Produkt LDOX.Flow aus dem Hause eks informatik gmbh sorgen Sie genau in diesen Punkten für einfache Digitalisierungsschritte.

        Mit LDOX.Flow digitalisieren Sie dokumentenbasierte Workflows in Ihrem Unternehmen. Dabei gestalten Sie mit einer leicht verständlichen Oberfläche den Workflow, dokumentieren den Freigabeprozess, sorgen für einen strukturierten Ablauf und stellen sicher, dass kein Dokument verloren gehen kann.

        Workflows mit LDOX.Flow

        LDOX.Flow Tablet

        LDOX.Flow ist ein Softwarepaket bestehend aus dem LDOX.Flow Designer und Workflow Benutzerlizenzen. Mit LDOX.Flow können dokumentenbasierte Workflows designt und von den Mitarbeitern mittels des browserbasierten Clients über den PC, den Laptop, das Tablet oder das Smartphone genutzt werden.

        Der Freigabeprozess wird dabei dokumentiert, gesteuert, überwacht und kann um zusätzliche Dokumente, Notizen und Informationen ergänzt werden.

        Workflows selbst gestalten

        Freigabeprozesse sind in jedem Unternehmen unterschiedlich. LDOX.Flow bietet mit dem im Paket enthaltenen Designer eine einfache Lösung, um individuelle Workflows mit einer grafischen Oberfläche via drag & drop selbst zu designen. So können Workflows für jegliche Unternehmensstrukturen und Ablaufprozesse angepasst werden.

        Mit den – im Workflowdesigner vorhandenen – Bausteinen designen Sie die Strukturen und Funktionen des Freigabeprozesses. Dabei können Sie Entscheidungsparameter basierend auf Indexwerten (z. B.: Rechnungsbetrag unter 5.000 € – Ablauf A, Rechnungsbetrag über 5.000 € – Ablauf B) nutzen.

        Bausteine im LDOX.Flow Designer

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        Start/Ende-Baustein

        Diese Bausteine definieren den Anfang (auf Basis des Events, das den Workflowstart auslöst – Beispiel ein Scan) und das Ende (sollen weitere Vorgänge in anderen Programmen gestartet werden)

        Prozess-Baustein

        In den Prozessbausteinen wird definiert, was in diesem Arbeitsschritt mit dem Dokument durchgeführt werden soll, wer zu diesem Schritt berechtigt ist und welche Informationen ergänzt werden müssen

        +

        Entscheidungs-Baustein

        Anhand von Entscheidungsbausteinen kann anhand von Indexwerten des Dokuments (z. B.: Kostenstelle, Rechnungsbetrag) der Workflow-Verlauf gesteuert werden.

        So gestalten Sie einen dokumentenspezifischen Ablauf im Freigabeprozess

        LDOX.Flow - Workflow Designer

        Immer und überall nutzen

        In der Anwendung ist LDOX.Flow mittels Webclient egal über welches Endgerät für die Benutzer einfach aufrufbar und intuitiv benutzbar.

        Über das Aufgaben-Dashboard werden dem Benutzer alle zu bearbeitenden Aufgabenschritte aus verschiedenen Workflows angezeigt.

        Nutzer können mit LDOX.Flow je nach Workflowkonfiguration Indexwerte erfassen, verändern, Begleitdokumente anhängen, Freigaben oder Ablehnungen erteilen sowie Annotationen (Textvermerk, Unterschrift, Stempel) auf Dokumenten aufbringen.

        Mit dem Workflow Client suchen und finden Sie auch bereits abgeschlossene Vorgänge und Workflowdokumente. Über die Dokumentenhistorie (Dokumentation aller einzelnen Ablaufpunkte und Prozessbearbeitungen) erfahren Sie auch im Nachgang genau, wo, was wie und von wem das Dokument bearbeitet wurde.

        Anbindung des LDOX.Flow

        Mit unseren Anbindungsmöglichkeiten können E-Mail-Programme (z. B.: Outlook / Exchange), DMS- bzw. ECM-Systeme, ERP-Systeme sowie andere Programme an LDOX.Flow angebunden werden. Dadurch wird auch der automatische Start des Workflows aus anderen Anwendungen ermöglicht. Die während des Workflows gewonnenen Informationen können auch wieder an Anwendungen wie die Fibu oder das ERP-System zurückgespielt und verarbeitet werden.

        OCR zur Gewinnung von Indexwerten

        Mit unserer OCR Lösung LDOX.smart Fix können Dokumente automatisch ausgelesen und indexiert werden. So sparen Sie sich zusätzliche manuelle Schritte in der Datenerfassung und bei der Dokumentenverarbeitung.

        Vorteile von LDOX.Flow im Überblick

        Z

        Individuelle und einfache Gestaltung

        von Workflows mit grafischem Designer

        Z

        Browserbasierte Software für den Benutzer

        Keine Softwareinstallation für den Benutzer notwendig

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        Dokumentation

        der Freigabe und Bearbeitungsschritte

        Z

        Übersicht

        über alle Freigabeprozesse und den Prozessstatus

        Z

        Dokumente und Freigabeprozesse

        schnell recherchieren

        Z

        Anbindungen

        an weitere Systeme einfach möglich

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        Projektplan Workflow

        LDOX.Workflow

        Projektplan Eingangs-rechnungs-workflow

        Sie möchten einen Eingangsrechnungsworkflow in Ihrem Unternehmen einführen? Nichts leichter als das – sagen viele Softwarelösungen. Das stimmt auch. Möchte man aber möglichst viele Arbeitsschritte digitalisieren und automatisieren, braucht es doch trotzdem drei Faktoren für eine erfolgreiche Umsetzung:

        Schnittstellen zu anderen Datenquellen (FiBu, ERP…), einen Projektplan und Anpassung auf die individuellen Prozesse in Ihrem Unternehmen.

        Ein Eingangsrechnungsworkflow lässt sich mit verschiedenen Softwarelösungen realisieren – oftmals zum Teil auch ohne Programmierung über grafische Process Designer, in welchem Workflows erstellt werden können. Die Anforderung an einen wirklichen Eingangsrechnungsworkflow geht in der Praxis doch etwas weiter als ein Dokumentenablaufplan, in dem Dokumente von A nach B weitergeleitet werden sollen.

        Der Workflow soll Daten mit anderen Systemen abgleichen (z.B.: Bestelldaten), jeder Arbeitsschritt soll auswertbar sein (wo liegen welche Rechnungen zur Freigabe), alles soll dokumentiert werden, wenn möglich sollen auch bereits Buchungssätze für Rechnungen wärend des Workflows hinterlegt werden können…

        Da stoßen „Self-Service-Workflowlösungen“ oft an ihre Grenzen.

        Mit unseren LDOX Workflowlösungen haben Sie die Möglichkeit, vielseitig integrierbare Workflowprozesse in Ihrem Unternehmen einzuführen.

        Die Basis für so ein vielschichtiges Eingangsworkflowprojekt ist die Ausarbeitung eines Projektplans mit unserem Kunden.

        Anhand des folgenden Projektplans erfahren Sie Schritt für Schritt, wie wir einen Eingangsrechnungsworkflow in Ihrem Unternehmen einführen.

        Projekt Eingangsrechnungsworkflow

        Ausgangslage

        Es soll ein umfangreicher Freigabeworkflow von Eingangsrechnungen mit automatischer Datenextraktion, das heisst automatisches Auslesen und Indexieren von Rechnungen mittels OCR Software (Optical Character Recognition – Texterkennung) eingeführt werden.

        In einem mehrstufigen, betragsabhängigen Freigabeprozess sollen Buchungsmöglichkeiten geschaffen und die Anbindung an die FiBu und das ERP zum Datenaustausch realisiert werden.

        Ca. 1 Woche nach Bestellung

        Los geht’s – Workflow Eröffnungsworkshop

        Es erfolgt ein gemeinsamer Workshop, um den Projektplan, -ablauf und die genauen Workflow Spezifikationen festzusetzen. Die Teilnehmer des Workshops setzen sich in der Regel aus dem eks Projektmanager, den DMS Verantwortlichen und Keyusern (meist eine Person pro beteiligter Abteilung) zusammen. Bei Bedarf können auch zusätzliche Dienstleister (z.B.: FiBu Anbieter) als Teilnehmer des Workshops Sinn machen.  Es erfolgt ein gemeinsamer Workshop, um den Projektplan, -ablauf und die genauen Workflow Spezifikationen festzusetzen. Die Teilnehmer des Workshops setzen sich in der Regel aus dem eks Projektmanager, den DMS Verantwortlichen und Keyusern (meist eine Person pro beteiligter Abteilung) zusammen. Bei Bedarf können auch zusätzliche Dienstleister (z.B.: FiBu Anbieter) als Teilnehmer des Workshops Sinn machen.

         

        Inhalte:

        • IST Zustandsanalyse – Lernen aus dem Offlineprozess
        • SOLL Zustand Definition – Umbauen und verbessern in einen Digitalen Prozess
        • Definition der Workflowuser und Rollen
          • Benötigte Rollen
          • Benötigte Benutzer
          • Benötigte Berechtigungen
        • Zusammenstellen der Workflowabläufe
        • Festlegen der zu erfassenden Daten (Indexfelder) während des Workflows und der Datenextraktion
        • Definition Integrationen in Drittsysteme
          • Welche Anbindungen sind notwendig
          • Austausch benötigter Daten (Bestelldatenabgleiche)

        Ca. 3 Wochen nach Bestellung

        Nacharbeitung des Workshops und Vorbereitungen für die Umsetzung

         

        • Konzepterstellung

        Ca. 4 Wochen nach Bestellung

        Bereitstellung der technischen Infrastruktur

        • Bereitstellung in Absprache mit dem Kunden
        • Server werden eingerichtet
        • E-Mailadressen und Importprofile angelegt und für den Workflow erstellt

        Abstimmung zwischen den technischen Beteiligten (eks Projektleiter, DMS Verantwortlicher, evtl. FiBu oder ERP Dienstleister)

         

        • Die Anwendungsverantwortlichen tauschen sich zu den Datenübermittlungen zwischen den einzelnen Systemen aus
        • Festsetzung welche Anwendung wann und wie welche Informationen zur Verfügung stellt

        Ca. 5 Wochen nach Bestellung

        Installation der Workflow Anwendungen (LDOX.Client, LDOX.Route, …)

         

        • Via Remote Zugriff auf den Server

        Ca. 6 Wochen nach Bestellung

        Erstellung des Prototypworkflows auf Basis des Workshopkonzepts

         

        • Import
        • Datenextraktion
        • Workflow

        Ca. 7 Wochen nach Bestellung

        Testing des Prototyps Workflow durch die Keyuser

         

        • Prüfung
        • Feedbacksammlung
        • Freigabe

        Ca. 8 Wochen nach Bestellung

        Fertigstellung Workflow

        • Einarbeitung des Feedbacks der Keyuser
        • Finalisierung des Workflows
        • Anbindung an Drittsysteme und Datenübermittlung

        Ca. 9 Wochen nach Bestellung

        Finale Workflow Prüfung und Freigabe durch die Keyuser

        Ca. 10 Wochen nach Bestellung

        Testing finaler Workflow durch Testgruppe

         

        • Wird parallel zum „aktuellen offline Workflow“ durchgeführt
        • Vorbereitung der selbstlernenden OCR Software Funktionen
        • Systemtraining für die KI (Künstliche Intelligenz) der OCR Software
        • Sammlung von Feedback zu evtl. Unklarheiten und Überarbeitungsvorschlägen durch die Testgruppe

        Ca. 12 Wochen nach Bestellung

        Einarbeitung der Feedbackschleife der Testgruppe in den Workflow

        Ca. 13 Wochen nach Bestellung

        Abschlusstest durch die Keyuser

         

        • Freigabe finaler Workflow

        Ca. 14 Wochen nach Bestellung

        Schulung der Mitarbeiter

        Ca. 15 Wochen nach Bestellung

        Go Life des Workflows

         

        • Im Vorfeld definiertes Datum

        Schnell wünscht sich jeder – sicher und stabil ist das Ziel

        Die Einführung eines vielseitigen Eingangsrechnungsworkflows dauert seine Zeit. Einerseits kommen in einem Unternehmen fast alle Abteilungen mit diesem in Berührung was einer bestimmten Abstimmung und Schulung bedarf. Andererseits sollte so viel wie möglich automatisiert übertragen und abgefragt werden, was die Anbindungen von anderen Lösungen notwendig macht.

        Der wichtigste Faktor bei einer erfolgreichen Einführung ist nicht der Faktor Zeit, sondern die Funktionalität. Nur wenn Workflows funktionieren, leicht für den User zu bedienen und möglichst viel automatisch überprüfen und übertragen, führen sie in der Praxis zu den gewünschten Effekten wie Zeitersparnis, höherer Datenqualität und digitaler Zusammenarbeit.

        Fragen Sie uns nach Ihrer kostenlosen Beratung für die Einführung eines Eingangsrechnungsworkflows.

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        Workflows mit dem Process Manager

        LDOX 

        Workflows mit dem Process Manager – 

        Workflows mit dem Process Manager

        Das windowsbasierte Dokumentenmanagementsystem LDOX.InfoShare besitzt einen integrierten Process Manager. Über einfache Drag & Drop Gestaltung können dokumentenbasierte Prozesse strukturiert und aufgesetzt werden. Wer Zeit sparen und die administrative Effizienz steigern will, sollte diese Funktion auf alle Fälle nutzen.

          Workflows flexibel gestalten

          Denkt man an die Rechnungsfreigabe in einem Betrieb, erfolgt diese von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Jeder Betrieb hat seine eigene Struktur und eigenen Ablaufprozesse. Deswegen sind Standardworkflows meist nur bedingt zu gebrauchen. Individuelle Abläufe sind nicht nur im Rechnungsbereich eine Herausforderung, sondern generell.

          Aus diesem Grund muss eine Workflowsoftware auch flexibel sein und Anpassungen müssen leicht vorgenommen werden können. Das DMS LDOX.InfoShare besitzt einen integrierten Workflowdesigner, mit welchem Workflows sehr einfach und leicht erstellt, angepasst und geändert werden können.

            Oberfläche LDOX Process Designer

            Visuelle Planung von Prozessen

            Wer schon mal einen Ablauf erstellt hat, braucht mit Sicherheit eines: Einen Plan. Abläufe müssen bei der Planung visualisiert werden. Nur so lassen sich komplexe Abläufe strukturiert planen. Mit dem in integrierten LDOX.InfoShare Process Manager können Sie den Ablaufplan gleich direkt als Workflow konzeptieren.

            Mit einzelnen Bausteinen, die via Drag & Drop in die richtige Position und mittels Verbindungslinien mit dem gewünschten Ablauf versehen werden können, planen Sie Workflows visuell.

            Einmal richtig erstellt, ist der Workflow auch gleich schon einsatzbereit. So erstellen Sie den Workflow bereits bei der Konzeption.

              Schritt für Schritt zusammensetzen

              Durch die einfache Struktur ist für Fachanwender der Umgang und die Planung mit dem Process Manager einfach. Im Wesentlichen definieren 4 Bausteine die Möglichkeiten.

              Baustein „Start“ – Legt den Start des Workflows fest, z.B.: eine Rechnung wird mit dem Importprofil Rechnungen importiert.

              Baustein „Ende“ – Definiert den Abschluss des Workflows

              Baustein „Aufgabe“ – Definiert, was mit dem Dokument geschehen muss, wer es bearbeiten soll, wann es bearbeitet werden soll, …

              Baustein „Bedingung“ – Stellt die Weichen, welchen Workflowverlauf das Dokument nehmen soll. Z.B.: Ist die Rechnungssumme im Dokument größer als 500,00 EUR, ergeht das Dokument zur Freigabe an Person A, wenn die Summe kleiner ist, dann an Person B

                Integrationen möglich

                Fundamental für eine optimale Nutzung des LDOX.InfoShare Process Manager ist die einfache Integrationsmöglichkeit mit und in anderen Fachanwendungen. Über die offene Web-API kann der LDOX.InfoShare Process Manager bidirektional integriert werden.

                  Inkludiert in LDOX.InfoShare

                  Der Process Manager ist Bestandteil des DMS LDOX.InfoShare. Es muss nichts zusätzlich lizenziert werden, um diese Funktion zu nutzen. Sollen weitere Anwendungen angebunden oder komplexe Workflows erstellt werden, empfehlen wir allerdings, die Beratung von unseren eks Workflow Experten in Anspruch zu nehmen.

                    Noch kein LDOX.InfoShare im Einsatz? Jetzt Anfrage starten oder mehr erfahren.

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                    Eingangspostworkflow

                    LDOX 

                    Eingangspost Workflow 

                    Der digitale Briefträger im Unternehmen

                    Die E-Mail hat die Geschäftswelt nachhaltig verändert. Die Kommunikation wurde schneller und direkter. Doch ganz wurde der Briefverkehr dadurch nicht abgelöst. Speziell bei Rechnungen, wichtigen Dokumenten, Einladungen und Katalogen setzen viele Unternehmen noch auf die Haptik von Papier.

                    Was früher noch eine ganze Arbeitsstelle war, ist heute ein lästiger Nebenjob im Unternehmen. Eine eigene interne Postzentrale ist für die meisten Unternehmen nicht mehr notwendig oder praktikabel. So bleibt die Postverteilung oft als zusätzliche Arbeit an Mitarbeitern hängen. Die interne Post muss so immer noch so wie vor 40 Jahren in den einzelnen Abteilungen verteilt werden. Nur wenige Unternehmen versuchen die Dokumentenverteilung auf dem digitalen Weg abzubilden.

                    Eine E-Mail mit dem eingescannten und angehängten Brief bzw. Dokument scheint die einfachste und praktikabelste Lösung zu sein. Doch was einfach klingt, hat meist einen komplexeren Hintergrund warum etwas in der Praxis nicht funktioniert. E-Mails gehen verloren, werden versehentlich gelöscht, bleiben liegen, laufen beim falschen Empfänger auf oder die Post muss einem bestimmten Akt oder einem bestimmten Geschäftsfall zugeordnet und abgelegt werden. Oft ist es auch so, dass ein Brief bzw. ein Dokument von verschiedenen Personen im Unternehmen angesehen und abgezeichnet werden muss. Da wird’s dann schon schwierig mit einer herkömmlichen E-Mail diese Anforderungen zu erfüllen.

                    Um im allgemeinen Unternehmensumfeld bestehen zu können braucht es eine Lösung, in der:

                    • Dokumente nicht verloren gehen können
                    • die Zuweisung zur Bearbeitung oder Ansicht sehr einfach geregelt werden kann
                    • die Bearbeiter definierte Aktionen mit dem Dokument durchführen sollen (z.B.: digital Abzeichnen, ablegen, …)
                    • Dokumente sofort revisionssicher abgelegt werden können
                    • optional Dokumente bereits einem Geschäftsfall zugeordnet werden können
                    • eine Dokumenthistorie zu Nachweiszwecken aufgezeichnet wird

                    Lösung Eingangspostworkflow

                    Für Unternehmen die bereits ein Archiv / DMS / ECM im Einsatz haben, bietet sich für diese Problemstellung eine einfache und praktikable Lösung an. Über einen Eingangspostworkflow wird die Post revisionssicher erfasst, archiviert und anschließend Mitarbeitern zur Bearbeitung übergeben.

                    Dokumente können bei der Erfassung entsprechend nach Dokumententypen kategorisiert, indexiert und anschließend automatisch verarbeitet werden. Sämtliche Dokumente sind jederzeit wiederauffindbar und werden mit einer entsprechenden Bearbeitungshistorie versehen. Durch die Verknüpfung mit digitalen Akten lassen sich Dokumente zu Geschäftsfällen einfach zusammenführen und anzeigen.

                    Was ist bei der Einführung eines Eingangspostworkflows wichtig

                    Wer glaubt direkt in jedem Schritt mit einem Eingangspostworkflow Zeit sparen zu können, der irrt.  Im ersten Schritt braucht es in der Erfassung mehr Zeit als früher. Brief aufreißen und in das richtige Postfach legen, reicht nicht mehr aus. Briefe müssen eingescannt und indexiert werden. Dieser Vorgang ist naturgemäß etwas aufwendiger. Sobald das Dokument aber erfasst und indexiert wurde, geht alles viel schneller. Aufgrund vordefinierter Prozesse landen Dokumente sofort dort, wo Sie landen sollen. In der Dokumentenverteilung, Bearbeitung und Archivierung lässt sich mit einem Eingangspostworkflow wesentlich Zeit sparen. Die Dokumente laufen alle digital in einem LDOX. Workflowpostfach auf, in dem der User einfach nur noch die Dokumente abarbeiten muss.

                    Durch klar definierte Ereignisse, wie z.B.: Dokument abzeichnen, als gelesen markieren, einem Akt zuordnen etc. erfolgt eine klare Aufforderung, was mit dem Dokument zu tun ist.

                    Eingangspostworkflow – unspektakulär, aber effektiv

                    Wenn man heute das Schlagwort Digitalisierung liest, würde man gar nicht mehr an etwas banales wie Papierpost denken. Die Praxis zeigt, dass sich hier Zeit und Ressourcen sehr leicht einsparen lassen. Setzt Ihr Unternehmen noch auf Papierpost oder auf den digitalen Briefträger?

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                    Digitale Einkaufsakte

                    LDOX.Akte – 

                    Die digitale Einkaufsakte – 

                    Digitale Einkaufsakte

                    Die digitale Einkaufsmappe bündelt alle Dokumente zu einem bestimmten Geschäftsfall digital an einem Ort.

                    Angefangen vom Angebot, der Auftragsbestätigung, den Lieferscheinen, Gutschriften Freigaben, Verträgen, E-Mails… alles wird in der digitalen Einkaufsmappe angezeigt.

                    Je nach Anforderung können so in Ihrem Unternehmen Dokumente logisch gebündelt und einfach über das LDOX.ECM auffindbar abgelegt werden.

                    Was ist eine digitale Einkaufsmappe

                    Über das LDOX.ECM (entweder Comarch ECM iS „InfoStore“ oder Kendox InfoShare) kann eine digitale Einkaufsmappe eingerichtet werden. Mittels einfacher Suchfelder kann im Anschluss zum Beispiel nach einer Rechnungsnummer gesucht und alle zugehörenden Dokumente in der Akte angezeigt werden.

                    Digitale Einkaufsakte verhindert Medienbruch

                    Viele von uns kennen vielleicht genau diese Situation.

                    Die Rechnung kam als E-Mail, der Rahmenvertrag liegt in Papierform in einem Ordner, das Angebot ist als PDF abgespeichert und der Lieferschein liegt in der Warenannahme auf einem Stapel.

                    Und genau dieser Geschäftsfall bedarf einer Prüfung, da Ungereimtheiten festgestellt wurden. In den meisten Betrieben beginnt nun die Ostereiersuche nach den verschiedenen Dokumenten, Belegen und E-Mails zu diesem Geschäftsfall, um eine Prüfung durchführen zu können. Allein für die Dokumentensuche geht oftmals schon eine Stunde an Arbeitszeit verloren.

                    Mit der digitalen Einkaufsakte finden Sie all diese Dokumente sekundenschnell ohne Medienbruch in Ihrem ECM.

                    Händische Erstellung – Nein Danke

                    Die Grundlage für eine digitale Einkaufsmappe ist eine intelligente Erfassung und Indexierung von Dokumenten und elektronischen Belegen. Dazu müssen alle Dokumente, die dieser Einkaufsmappe angehören sollen, auch entsprechend erfasst werden. In der Regel erfolgt diese Erfassung automatisiert. Via Drag & Drop können aber auch Dokumente (zum Beispiel E-Mails) direkt manuell in die Akte hineingezogen und somit auch archiviert werden.

                    Digitale Einkaufsmappen müssen auch nicht manuell erstellt werden. Aufgrund verschiedener Trigger, erfolgt die Mappen Erstellung automatisch.

                    Nutzen für Ihr Unternehmen

                    Im Wesentlichen bietet eine digitale Einkaufsmappe folgende Vorteile:

                    Zeitersparnis – Die Suche nach zusammengehörenden Dokumenten wird auf ein Minimum reduziert. Die Suche nach verschiedenen Dokumenten in unterschiedlichen Medienformen entfällt gänzlich, was in der Praxis eine massive Zeitersparnis mit sich bringt.

                    Übersichtlichkeit – Aufgrund der einfachen Darstellung haben Sie alle Dokumente im Überblick. Diese können sofort angezeigt und verarbeitet werden.

                    Organisation – Durch die notwendige Digitalisierung von Papierdokumenten und die geordnete Archivierung im DMS bzw. ECM werden Dokumente digital besser organisiert und generell einfacher auffindbar gemacht.

                    Archivierung – Durch die einfache Drag & Drop Archivierung können auch E-Mails schnell zum Geschäftsfall archiviert werden. So werden bei Problemfällen alle Informationen an einem Ort gesammelt. 

                    Anwendung einer digitalen Einkaufsmappe

                    Die Fachabteilung hat die Möglichkeit den Lieferschein mit der Rechnung zu vergleichen und Reklamation E-Mails für alle einsichtlich abzulegen.

                    Die Buchhaltung kann schnell den Rahmenvertrag mit dem Angebot und der Rechnung abgleichen.

                    Das Controlling kann einfach alle Dokumente an einem Ort finden und überprüfen.

                    Je nach Abteilung bietet die digitale Einkaufsmappe verschiedene Nutzungsmöglichkeiten und spart jedem Unternehmen Zeit und somit auch Geld.

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