Dokumenten Lebenszyklus

Die 5 Lebensphasen eines Dokuments

Dokumenten-Lebenszyklus

Dokumente leben, zumindest haben sie eine Lebensdauer und auch Lebensphasen.

Je nach Dokumentart ist eine Aufbewahrungsfrist* von

  • 6 Jahren (bei z. B.: Angeboten, Betriebsprüfungsberichten, Lieferscheinen…)
  • 10 Jahren (bei z. B.: Kassenberichte, Rechnungen, Bilanzen, Geschenknachweise…)
  • 30 Jahren (bei Gerichtsurteilen, Mahnbescheiden, Kreditunterlagen…)

vom Gesetzgeber vorgegeben (wie am Beispiel von Deutschland oben angeführt).

* Je nach Land können die Aufbewahrungsfristen für Dokumente unterschiedlich sein.

Dokumente durchleben in ihrem „Lifecycle“ verschiedene Phasen, die wir uns in diesem Blogbeitrag im Zusammenhang mit einem Dokumentenmanagementsystem näher ansehen werden. Von der Geburt (Generierung) eines Dokuments bis zum Ableben (Löschung) begleiten uns Dokumente länger in einem Unternehmen als so mancher Arbeitskollege.

Die 5 Lebensphasen eines Dokuments

Die Generierung / Erzeugung / Erfassung

Digitale Dokumente können einerseits manuell erzeugt werden (Verträge, manuelle Rechnungen, E-Mails…), andererseits automatisch in einer Anwendung generiert werden (Prüfzeugnisse, automatisch erstellte Rechnungen…). Diese Dokumente werden mit der Voranwendung automatisch im DMS / ECM archiviert.

Offlinedokumente werden in diesem Arbeitsschritt digitalisiert (gescannt) und im DMS / ECM archiviert. Bei einer Dokumentenarchivierung in einem ECM bzw. DMS erfolgt nach diesem Schritt die Archivierung des Dokuments mit den Indexwerten. Auf Basis des ausgewählten Dokumenttyps wird auch die Lebensdauer des Dokuments bestimmt.

Bearbeitung / Verarbeitung

Je nach Dokumentart oder Verwendung des Dokuments kann es zu einer weiteren Bearbeitung kommen. Zum Beispiel Verträge, die abgezeichnet werden müssen oder Bestellungen, die gegengezeichnet werden. Da Dokumente von mehreren Nutzern zum Teil verändert werden, bietet sich eine versionierte Archivierung des Dokuments in einem Dokumentenmanagementsystem an. So können auch die einzelnen Bearbeitungsschritte der Nutzer stets nachvollzogen werden. Durch eine automatisch erstellte Dokumentenhistorie werden Bearbeitungen lückenlos dokumentiert.

Zugriff

Das Dokument ist in der Bearbeitung so weit abgeschlossen. Die Zugriffe, die auf das Dokument erfolgen, dienen nicht mehr zur aktiven Arbeit mit dem Dokument, sondern zur Recherche oder zum Beauskunften von Dokument-Informationen. DMS / ECM Benutzer können anhand ihrer Berechtigung Dokumente im DMS / ECM suchen, finden oder mit anderen Usern teilen.

Aufbewahrung

Je älter das Dokument, desto weniger wird es meist noch aktiv benötigt. Die darauf enthaltenen Informationen altern und der Nutzen nimmt in der Regel ab. Trotzdem müssen Dokumente zum Beispiel aus rechtlichen Gründen noch aufbewahrt werden. Das DMS / ECM verwahrt in dieser Phase die Dokumente revisionssicher und jederzeit recherchierbar bis zum letzten Schritt.

Löschung

In der Offlinewelt würden in dieser Phase die Dokumente, die von Gesetz wegen nicht mehr aufbewahrt werden müssen, geschreddert oder einfach entsorgt. Sind die Dokumente in einem DMS / ECM abgelegt, erfolgt eine Löschung. Je nach Konfiguration in Ihrem DMS wird eine Löschliste mit allen Dokumenten erstellt, deren Lebenszyklus abgelaufen ist. Der Administrator kann diese Liste im Anschluss final zur Löschung freigeben.

Warum eine Löschung sinnvoll sein kann:

R

Je nach Speicherplatz und Performancegründen des DMS / ECM kann ein effektives Datenmanagement administrative Zeit und Kosten sparen

R

Ein schlankes DMS / ECM ist übersichtlicher und unbeliebte Altlasten werden kontinuierlich aussortiert.

Warum eine Löschung nicht sinnvoll sein kann:

Q

Dokumente müssen nicht zwangsweise gelöscht werden. Speziell wenn sie noch von Relevanz sind, oder eine evtl. Verwendung (z.B.: alte Handbücher) trotzdem noch eintreten könnte.

Q

Bestimmte Dokumente sollte man auch aus Nostalgie-Zwecken aufbewahren 😉.

Die meisten Dokumente begleiten uns so still und heimlich ein ganzes Jahrzehnt. Vielleicht werden Sie beim nächsten Löschvorgang etwas nostalgisch.

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DMS Pflegetipps

Professionelle Instandhaltung Ihres DMS/ECM

DMS / ECM Pflegetipps

“Ohne Update läuft ja eh alles auch”

Dieser Satz hört man als Softwarehersteller zwar gerne, täuscht aber oft über wichtige Fakten hinweg:

Systemumgebungen ändern sich, neue Sicherheitslücken müssen geschlossen werden und erweiterte Funktionen werden benötigt. Je länger Updates aufgeschoben werden, desto größer können die Probleme werden. 

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, welche Pflegetipps wir Ihnen für eine professionelle Instandhaltung Ihres DMS / ECM empfehlen.

Regelmäßig Softwarereleases einspielen – Software pflegen

Der wichtigste Tipp gleich zu Beginn. Nur eine aktuelle Software ist eine sichere, stabile Software. Einspielen eines neuen Release, Neustarten und Testen können zeitaufwendig sein und sind deshalb oft unbeliebt.

Doch mit jedem neuen Softwarerelease stellen Hersteller eine neue Version eines Produkts den Kunden zur Verfügung.

Neue Softwarereleases können enthalten:

  • Neue Funktionen
  • RBugfixes
  • Schließen von Sicherheitslücken
  • Anpassungen auf neue Bedingungen in den Systemumgebungen, ...

    Wird ein Release nicht eingespielt, muss das nicht zwangsläufig zu Problemen führen. Trotzdem birgt Software, die nicht aktuell gehalten wird, Nachteile in sich. Je mehr Release-Veröffentlichungen ohne Update verstreichen, desto größer wird im Anschluss auch der Aufwand, evtl. Fehler zu finden oder die Software dann anschließend irgendwann auf einen aktuellen Stand zu bringen.

    Wir empfehlen deshalb:

    Halten Sie Ihr DMS / ECM immer mit dem aktuellen Release auf Stand.

    Sie sichern sich so gegen neue Sicherheitslücken und alte Fehler ab bzw. werten Ihre Software mit neuen Funktionen auf.

    Für LDOX steht rund 3 Mal pro Jahr ein neues Release zur Verfügung. Die neusten Releaseversionen finden Sie in unserem Kundenbereich.

    Hinweis

    Die Relasenotes sind auf dieser Seite ersichtlich.

    Archivkontrolle

    Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Neben einer aktuellen Version der Software sollte natürlich auch regelmäßig die Funktion des DMS überprüft werden.

    Speziell bei der automatischen Archivierung von Dokumenten können bei ausbleibender Kontrolle unbemerkte Fehler zu einem umfangreicheren Problem führen.

    Plattenspeicher laufen unwissentlich voll, Dokumente werden aus unvorhersehbaren Gründen nicht mehr abgelegt… Die Gründe für eine fehlerhafte Archivierung können unterschiedlich sein. Abhilfe schafft nur eine regelmäßige Archivkontrolle.

    Der LDOX.Watchman kann helfen:

    Der LDOX.Watchman dient zur Überwachung von komplexeren IT-Umgebungen, und hilft Fehler frühzeitig zu erkennen, Archivierungsprobleme zu vermeiden und Kontrollarbeiten einzusparen. LDOX.Watchman prüft das Vorhandensein bestimmter Dateien, die Plattenbelegungen in % oder GB, die Statusmeldungen einer Cold Archivierung, zählt Dateien in Windows Ordnern und reorganisiert bestimmte Dateien.

    Die Analyse-Ergebnisse werden gemeinsam mit den erfolgreich durchgeführten Prüfungen und Prozessen in definierten Intervallen in einer Tabelle gesammelt und dem Administrator per E-Mail zur Verfügung gestellt.

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    Mitarbeiter in DMS ECM einschulen

    3 Tipps

    um neue Mitarbeiter in ein DMS/ECM einzuschulen

    Wenn neue Mitarbeiter in einem Unternehmen Ihre Tätigkeit beginnen, muss viel Neues gelernt werden. Dazu gehört auch oft der Umgang mit der Software, die im Unternehmen eingesetzt wird.

    Um Ihren neuen Mitarbeitern den Einstieg zu erleichtern, haben wir 3 Tipps für eine einfachere Einschulung von neuen Softwareanwendern zusammengestellt. Diese Tipps können nicht nur bei der Einschulung auf Ihr DMS / ECM helfen, sondern natürlich auch bei anderen Softwareanwendungen unterstützen.

    Zweck und Nutzen vermitteln

    Das wichtigste bei der Softwarenutzung ist, dass Mitarbeiter verstehen, wann und warum eine Software verwendet wird. Oftmals wird Mitarbeitern das Software-Einsatzgebiet nur beiläufig in einem Arbeitsprozess erklärt. Das “Software Big Picture” – wo, was, wie und warum als Software eingesetzt wird, fehlt den meisten.  

    Wir empfehlen daher, neuen Mitarbeitern eine Liste zusammenzustellen, in welcher angeführt ist, welche Softwareanwendungen im Unternehmen eingesetzt werden (zumindest jene Anwendungen, die die breite Masse betreffen).

    Beispiel für einen solchen Plan:

    ERP SAP©

    • Einsatzgebiet: Finanzwesen und Rechnungswesen, Logistik und Beschaffung
    • Bitte beachten: Steigen Sie – wenn Sie die Software nicht nutzen – aus dem Programm aus

    Microsoft© Outlook

    • Einsatzgebiet: Empfangen und Versenden von E-Mails
    • Bitte beachten: Bitte belegen Sie nie mehr als 2 GB Speicherplatz

    DMS LDOX

    • Einsatzgebiet: Ablage aller Dokumente zur revisionssicheren und zentralen Archivierung
    • Bitte beachten: Bitte archivieren Sie alle Dokumente, die Sie erstellen (auch Entwürfe)

    Timr

    • Einsatzgebiet: Zeit- und Fahrtenbuch Erfassungssystem im Unternehmen
    • Bitte beachten: Archivieren Sie alle Dokumente, die Sie erstellen in unserem Dokumentenmanagementsystem (auch Entwürfe)

    Microsoft© Teams

    • Einsatzgebiet: Video und Chat Software
    • Bitte beachten: Bitte archivieren Sie alle Dokumente, die Sie erstellen (auch Entwürfe)

    Typische Anwendungen in Videos vorführen

    Mitarbeiter sind es zunehmend gewohnt, Informationen bzw. Wissen mittels Videos vermittelt zu bekommen. Deshalb erfreut es sich immer größerer Beliebtheit, kurze Bildschirmvideos von typischen Anwendungsfällen aufzunehmen, um den neuen Mitarbeitern ein “Video-Handbuch” zur Verfügung zu stellen.

    Diese Tipps können Ihnen bei der Videoerstellung helfen

    • Konzentrieren Sie sich bei der Auswahl passender Beschreibungen auf die typischen Anwendungsgebiete und nicht die Ausnahmefälle.
    • Wenn Sie ein Video abdrehen möchten, schreiben Sie zuerst einen Regieplan. Führen Sie auf, welche Funktionen Sie vorführen wollen. So haben Sie einen roten Faden für Ihr Video und können strukturiert vorgehen.
    • vKommentieren Sie am besten Ihr Video im Nachhinein. Oft ist es einfacher, sich auf eine Tätigkeit konzentrieren zu können (zeigen oder sprechen). Ein Fußball-Kommentator spielt auch nicht aktiv im Spiel mit.

      Sollten Schulungsvideos für Sie interessant sein, können wir Sie gerne dabei unterstützen.

      Poweruser schulen – Poweruser schulen lassen

      Ein maßgeblicher Erfolgsfaktor für den erfolgreichen Einsatz von Software ist die Schulung sogenannter Poweruser. Poweruser sind Softwarebenutzer mit tieferen Kenntnissen als der “Standardbenutzer”. Sie dienen dem Softwareverantwortlichen als Vervielfältiger, internes Sprachrohr bzw. Informationsträger.

      Speziell bei der gezielten Einschulung neuer Mitarbeiter sind gut ausgebildete Poweruser der Weg zum Erfolg. Als Benutzer mit viel Praxiserfahrung in der Anwendung kennen sie sämtliche Tricks und Kniffe, die ein neuer Mitarbeiter beherrschen sollte.

      Auch bei neuen Software-Releases, bei denen Informationen über neue Funktionen und Anwendungen veröffentlicht werden, empfehlen wir die Verteilung dieser Informationen über die Poweruser.

       

      Mit diesen 3 Tipps schaffen Sie für neue Mitarbeiter einen leichteren Einstieg in den neuen Job und sorgen für einen sicheren Umgang mit der Software im Unternehmen.

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      Das Einmaleins der DMS / ECM Anbindungen

      Schnittstellen Management

      Das 1 x 1 der

      DMS- / ECM-Anbindungen

      Welche weiteren Softwareanwendungen können Sie an Ihr DMS / ECM anbinden und wie funktioniert eine solche Anbindung?

      Mehr über dieses Thema erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

      Warum weitere Anwendungen anbinden?

      Eine automatisierte Archivierung von elektronisch erzeugten Dokumenten soll die manuelle Ablage der Dokumente im Betrieb unnötig machen.

      So sparen sich Unternehmen einerseits Unmengen an ausgedruckten Papierdokumenten, die in Ordner abgelegt und verstaut werden müssen.
      Andererseits schaffen Sie mit der automatischen Archivierung der Dokumente in Ihrem DMS / ECM einen gesammelten Dokumentenpool, in welchem Dokumente revisionssicher abgelegt und binnen Sekunden gesucht und gefunden werden können.

      Welche Systeme können angebunden werden?

      Überall dort, wo in Ihren Softwareanwendungen Dokumente erzeugt werden, können wir mit unserer Archivlösung eine Anbindung realisieren.

      Das Funktionsprinzip ist dabei einfach. Die Anwendung, in der die Dokumente erzeugt werden, legt mit einem Befehl die Dokumente automatisch auf einem File Server mit den Indexwerten in XML-Dateiform ab.

      LDOX.Web Dokumentensuche

      Im Falle einer Rechnung wären diese Indexwerte zum Beispiel Informationen wie Kreditor, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Rechnungsbetrag. Diese dienen im Anschluss der automatischen Indexierung des Dokumentes im DMS / ECM.

      Über einen automatisierten Prozess greifen wir die Dokumente vom File Server ab und archivieren diese im DMS / ECM. Die Dokumente sind somit revisionssicher abgelegt und können direkt über das DMS / ECM gesucht, gefunden und weiterverarbeitet werden.

      Auch Drucklisten, die Archivierung von E-Mails oder gar nur von E-Mail Anhängen können über unsere LDOX Lösungen revisionssicher archiviert werden.

      Flexibel und leicht integrierbar

      Unsere Archivierungsmöglichkeit bzw. unser Lösungskonzept ist aufgrund der einfachen Anbindung sehr flexibel, um weitere Anwendungen an das DMS / ECM anzuschließen. Die einzige Voraussetzung ist, dass die Voranwendung die Dokumente an einer definierten Stelle zur Verfügung stellen kann. In der Regel ist diese Möglichkeit bei jeder modernen Software gegeben.

      Typische Möglichkeiten für eine DMS / ECM Anbindung

      HR-, Lohnbuchhaltungssoftware

      Beispiel für automatisch erstellte Dokumente, die archiviert werden können:
      Lohnzettel, Arbeitszeitaufzeichnungen, Dienstverträge, Dienstzettel, …

      i

      FiBu-, ERP, CRM-Software

      Ausgangsrechnungen, Angebote, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Materialzeugnisse, …

      Logistiksoftware

      Zolldokumente, Frachtpapiere, Begleitdokumente…

      CAD- Software und Prüfprogramme

      CAD Pläne, Materialzeugnisse, Prüfprotokolle, …

      Ausnahme SAP-Dokumente

      Die Archivierung von SAP-Dokumenten basiert auf einem etwas anderen Prinzip. Mehr darüber erfahren Sie auf unserer SAP-Integrationsseite

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      Dateitypen mit denen Ihr DMS können muss

      DMS / ECM

      Dateitypen, mit denen Ihr DMS können muss

      Archivierungslösungen werden immer vielfältiger in Unternehmen angewendet, weshalb sich auch die Anforderungen an die Anwendung zunehmend weiterentwickeln.

      Es reicht nicht mehr aus, klassische Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen oder E-Mails zu archivieren. Aufgrund eines erweiterten Einsatzgebietes und verschiedenster digitaler Datenquellen können weitere Dateiformate für eine Archivierung interessant sein. 

      Welche klassischen, aber auch untypischen Dokumente Ihr Dokumentenmanagementsystem archivieren können sollte, erfahren Sie in diesem Blogartikel.

      PDF-Dateien

      Egal ob Rechnung, Vertrag oder Handbuch. Wichtige, nicht zu verändernde Dokumente werden meist als PDF-Dateien gespeichert. Dabei ist auch auf die Möglichkeit einer Volltextindexierung des Dokuments zu achten.

      Office-Dateien

      Microsoft Word, Excel und PowerPoint sind in vielen Unternehmen Standardprogramme. Die daraus resultierenden Dateiformate wie DOCX, XLSX oder PPTX müssen unbedingt von einem DMS / ECM archivierbar und verarbeitbar sein.

      E-Mails

      Auch E-Mails sollen in einem DMS / ECM archivierbar sein. Entweder durch eine automatische Anbindung oder durch eine manuelle Drag & Drop Archivierung gelangen E-Mails in Ihr Archivsystem. Dabei ist auf die Kompatibilität des Dateityps msg (Outlook) oder eml (Lotus Notes) zu achten.

      Elektronische Rechnungsformate

      Rechnungen in Formaten wie XRechnung, ebInterface, ZUGFeRD, Facture X oder Fatura PA zu versenden wird immer beliebter. Diese sollten aber auch sicher gespeichert und schnell gefunden werden. Im Optimalfall werden diese Rechnungsformate direkt automatisch an ein DMS weitergeben und archiviert.

      Bild-, Video- und Audio-Dateien

      Dateitypen wie mp3, mp4, jpg oder png werden auch immer häufiger archiviert. Fotos von Schadensfällen, Videos von Videokonferenzen oder Sprachaufnahmen werden auch zunehmend zur Absicherung aber auch zur Recherche archiviert. Ein Dokumentenmanagementsystem muss somit auch mit diesen Dateitypen können.

      Dateien aus Fachanwendungen und technische Zeichnungen

      Jedes Unternehmen speichert solche Dateien individuell. Aber gerade bei besonderen Dateitypen braucht es eine zentrale Speicherung mit klaren Indexwerten, damit diese Dateien jederzeit gesucht und gefunden werden können.

      Papierdokumente

      Die meisten Unternehmen erhalten noch zum Teil Rechnungen, Lieferscheine und Verträge im Papierformat. Diese Dokumente müssen manuell mühsam in Akten und Ordnern abgelegt und organisiert werden. Das kostet nicht nur viel Platz, sondern auch Zeit.

      Sollten Sie nun nach einer älteren Rechnung suchen, muss dann zuerst der richtige Ordner aus dem passenden Jahr bzw. Monat gefunden werden. Anschließend durchforsten Sie den Ordner dann nach der gesuchten Rechnung. Mit einem DMS / ECM finden Sie die Rechnung binnen Sekunden.

      Somit ist Digitalisierung – also das Scanning, Erfassen und Bereitstellen in Dateiform – von Papierdokumenten ebenfalls eine wichtige Funktion eines DMS / ECM.

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      WebClient für das Comarch ECM iS und LDOX

      LDOX.Web

      WebClient für das Comarch ECM iS und LDOX

      Die Zeiten verändern sich, Softwareanforderungen tun das auch. Das Arbeiten in Unternehmen wird zunehmend dezentraler. Die Nutzung von Programmen erfolgt immer weniger über klassisch installierte Lösungen, sondern immer mehr über sogenannte WebClients. Mit unserem LDOX.WebClient nutzen Sie Ihr Comarch ECM iS „InfoStore“ zukünftig auch über den Browser.

      Was versteht man generell unter einem WebClient?

      Mittels eines WebClients kann über einen gängigen Browser (z. B.: Google Chrome) auf eine Anwendung zugegriffen werden. Somit ist keine Installation der Anwendung auf der Device erforderlich. Ist ein WebClient responsive programmiert, kann eine nutzerfreundliche Anzeige über Smartphone, Tablet, Laptop oder Desktop-PC sichergestellt werden. Somit können Sie über sämtliche Endgeräte die Anwendung ohne eine Installation nutzen.

      WebClient für das Comarch ECM iS „InfoStore“

      Auch die Anforderungen an unsere Software veränderte sich in den letzten Jahren. Zunehmend kam immer mehr die Anforderung, Dokumente aus dem Comarch ECM iS „InfoStore“ bzw. mit LDOX in einem Webclient suchen, finden und verarbeiten zu können. Aus diesem Grund wurde von uns der LDOX.WebClient entwickelt.

      LDOX.Web Dokumentensuche

      Der LDOX.WebClient ist für die Anzeige von Dokumenten aus dem Comarch ECM iS „InfoStore“ DMS ausgelegt und ist eine Lizenzerweiterung des LDOX.Clients.

      Alle bestehenden Strukturen (Berechtigungen, Dokumententypen, Indexwerte…) des DMS müssen nicht zusätzlich konfiguriert werden, sondern werden 1:1 übernommen.  

      Der Einstieg in den LDOX.WebClient erfolgt über eine URL, mit welcher sich Benutzer mit deren LDOX Benutzernamen und Passwort anmelden und einsteigen können. Dokumente können über die Suchfunktion, gleich wie über das COMARCH ECM iS bzw. über LDOX gesucht, gefunden und verarbeitet werden. Mit dem integrierten Viewer werden die Dokumente in den verschiedensten Formaten (PDF, docx, Tiff, Spoolfiles…) aufgerufen und angezeigt.

      Anwendungsbereiche & Vorteile

      Wie wird der LDOX.WebClient eingesetzt und was sind die Vorteile?

      LDOX.Web Smartphone
      i

      Suchen, Finden, Bearbeiten & Verarbeiten

      von Dokumenten unterwegs über das Smartphone, Tablet oder Laptop möglich

      Keine Installation

      für die Benutzer notwendig

      Zugriff über gängige Webbrowser

      (z. B.: Chrome)

      Viele Benutzer benötigen die Dokumente aus dem DMS nicht nur am Arbeitsplatz, sondern auch im Homeoffice oder bei Außendienst-Terminen. Mit dem LDOX.WebClient wird der Zugriff einfach möglich.

      Einrichtung

      Um den LDOX.WebClient für das Comarch ECM iS „InfoStore“ einzuführen, ist einzig das Aufsetzen eines Webservers notwendig, über den auf das Comarch ECM iS „InfoStore“ mit dem WebClient zugegriffen werden kann.

      Die Benutzer können anschließend über eine zu definierende URL mit dem Benutzernamen und dem Passwort auf das DMS zugreifen und alle Funktionen nutzen.

      Lizenzierung

      Die Lizenzierung erfolgt auf Basis der benötigten Benutzerlizenzen und kann als „Concurrent User Lizenzen“ oder „Named User Lizenzen“ ausgestellt werden.

      Sind bereits LDOX Lizenzen vorhanden, muss lediglich ein Upgrade für die LDOX.WebClient Erweiterung erworben werden.

      Ist noch keine LDOX Lizenz vorhanden, erfolgt die Lizenzierung in einem Lizenzpaket, bestehend aus:

      LDOX Lizenzpaket – Preis abhängig von der User Anzahl

      • Client (LDOX Desktop Client)
      • WebClient
      • Route (Erweiterung zur Nutzung von Workflows über den LDOX.Client – Installation auf dem Desktop)
      • Route Web (Erweiterung zur Nutzung von Workflows über den WebClient)
      • Akte (Erweiterung zur Anzeige digitaler Akten)

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