Use Case ECM / DMS
Ablöse IBM i & Migration nach Windows
Erfahren Sie mehr über die Ablöse IBM i (AS/400) und Migration ECM nach Windows inklusiv revisionssichere Archivierung von SAP-Dokumenten bei Gardinia Home Decor GmbH
Projekt-Anforderungen und Ziele
Gardinia ist eine Marke die man kennt. Das nachhaltige Allgäuer Unternehmen produziert nicht nur Beschattungen für Innenräume, sondern auch (im Rahmen der Geschäftsprozesse) viele Belege.
Gardinia Home Decor GmbH wechselte mit eks informatik gmbh erfolgreich von LDOX IBM i (Comarch ECM iS) auf das LDOX.ECM. Dabei wurden einerseits die bestehenden Dokumente aus dem alten System migriert. Andererseits wurde auch die SAP Dokumentenarchivierung für das neue Windows basierte DMS übernommen.
Nach mehr als 20 Jahren auf einer in die Jahre gekommenen IBM i (AS/400, Modell 525), durfte das ‚alte‘ Dokumentarchiv in den wohlverdienten Ruhestand gehen.
Kundenumfeld
Die GARDINIA Home Decor GmbH mit Sitz in Isny (Allgäu) und Bünde (Ostwestfalen) produziert und vertreibt seit 1950 Gardinentechnik und Sonnenschutzsysteme. Die Produkte der Marke GARDINIA sind vor allem in Baumärkten (DIY) erhältlich. Unter der Marke ALUGARD werden Maßanfertigungen im Fach- und Möbelhandel sowie bei Raumausstattern angeboten. Alle Produkte werden in Deutschland designt. GARDINIA arbeitet ausschließlich mit zertifizierten Lieferanten zusammen und legt Wert auf Nachhaltigkeit. Das Familienunternehmen, geführt von Reinhard und Sven Heidemann, beschäftigt international rund 500 Mitarbeiter.
IT-Umgebung des Kunden
Ca. 250 Anwender arbeiten in einer heterogenen Landschaft, gemischt aus Thick- und Thinclients. Die Thinclients werden in einer Citrix Umgebung unter Verwendung von Windows Servern betrieben. Die SAP Umgebung läuft ausschließlich auf Linux Servern.
Eine zentrale Storage bietet ausreichend Platz für 140 Windows und Linux Server, die alle unter Einsatz von VMware virtualisiert sind.
Lösungsansatz
Durch den Entschluss die IBM i (AS/400) Plattform abzulösen, wurde nach einem Nachfolgeprodukt von Comarch ECM iS (InfoStore) gesucht. Die Entscheidung war bald getroffen: Es sollte LDOX.ECM Windows werden.
Nebst einer sorgfältig durchgeführten Softwareauswahl, bei der Funktionsumfang, Stabilität, Performance und Kosten des künftigen ECM geprüft wurden, war auch eine einfache Migration der 50 Mio. Dokumenten vom alten ins neue System ausschlaggebend.
Die eks informatik gmbh betreut unser DMS-Archiv seit vielen Jahren, daher vertrauten wir auf ihre Expertise. Vom ersten Gespräch über die Planung bis hin zur Realisierung hat uns eks bestens beraten. Der Migrationsprozess verlief reibungslos, dank der professionellen technischen Unterstützung seitens der eks. Wir konnten während der Migration zu jeder Zeit auf unsere Archivdaten zugreifen.
Umsetzung
Nachdem LDOX.ECM Windows installiert und eingerichtet wurde, begann die Migration aller Indexwerte. Dieser Prozess konnte nach ungefähr einem halben Jahr erfolgreich abgeschlossen werden. Alle Indexwerte waren nun bereits im neuen ECM System vorhanden. Die bereits bestehenden Dokumente wurden automatisch ins neue System übernommen, sobald sie aufgerufen/angezeigt wurden. Neu archivierte Dokumente erfolgten bereits nach der Installation direkt ins neue Archiv.
Nach Abschluss der Migration aller Indexwerte startete nun die Übernahme aller 50 Mio. Dokumente von InfoStore ins LDOX.ECM Windows. Dabei kam LDOX Migration zum Einsatz. Diese Lösung ermöglicht eine automatisierte Migration durch standardisierte Schnittstellen. Sie umfasst zudem etwaige Konvertierungen von proprietären Formaten in das PDF/PDF-A Format.
Gardinia setzt des Weiteren auch LDOX.FileLock ein. Dies ist ein hardwareunabhängiges Softwareprodukt, welches auf Standard Festplatten eine WORM Funktionalität sicherstellt. Auch diese Software wurde im Zuge der Migration von IBM i auf Windows Server umgestellt.
Projektergebnis
Die Migration konnte per Februar 2021 erfolgreich abgeschlossen werden. Die Konvertierung und Bereitstellung wurde pro verarbeitetem Dokument exakt aufgezeichnet und der Kunde erhielt nach Abschluss des Projekts ein Gesamtprotokoll und eine Verfahrensbeschreibung zugestellt.
Im Zuge der Ablösung der IBM i war auch eine Migration der Archivierung aller SAP Dokumente notwendig. In diesem Zusammenhang wurde SAP auch an das LDOX.ECM Windows angebunden, um eine revisionssichere Ablage der SAP Dokumente zu gewährleisten. Mit der standardisierten LDOX Anbindung an SAP konnte diese Anforderung einfach und ohne Probleme umgesetzt werden.
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