Dokumenten Lebenszyklus

Die 5 Lebensphasen eines Dokuments

Dokumenten-Lebenszyklus

Dokumente leben, zumindest haben sie eine Lebensdauer und auch Lebensphasen.

Je nach Dokumentart ist eine Aufbewahrungsfrist* von

  • 6 Jahren (bei z. B.: Angeboten, Betriebsprüfungsberichten, Lieferscheinen…)
  • 10 Jahren (bei z. B.: Kassenberichte, Rechnungen, Bilanzen, Geschenknachweise…)
  • 30 Jahren (bei Gerichtsurteilen, Mahnbescheiden, Kreditunterlagen…)

vom Gesetzgeber vorgegeben (wie am Beispiel von Deutschland oben angeführt).

* Je nach Land können die Aufbewahrungsfristen für Dokumente unterschiedlich sein.

Dokumente durchleben in ihrem „Lifecycle“ verschiedene Phasen, die wir uns in diesem Blogbeitrag im Zusammenhang mit einem Dokumentenmanagementsystem näher ansehen werden. Von der Geburt (Generierung) eines Dokuments bis zum Ableben (Löschung) begleiten uns Dokumente länger in einem Unternehmen als so mancher Arbeitskollege.

Die 5 Lebensphasen eines Dokuments

Die Generierung / Erzeugung / Erfassung

Digitale Dokumente können einerseits manuell erzeugt werden (Verträge, manuelle Rechnungen, E-Mails…), andererseits automatisch in einer Anwendung generiert werden (Prüfzeugnisse, automatisch erstellte Rechnungen…). Diese Dokumente werden mit der Voranwendung automatisch im DMS / ECM archiviert.

Offlinedokumente werden in diesem Arbeitsschritt digitalisiert (gescannt) und im DMS / ECM archiviert. Bei einer Dokumentenarchivierung in einem ECM bzw. DMS erfolgt nach diesem Schritt die Archivierung des Dokuments mit den Indexwerten. Auf Basis des ausgewählten Dokumenttyps wird auch die Lebensdauer des Dokuments bestimmt.

Bearbeitung / Verarbeitung

Je nach Dokumentart oder Verwendung des Dokuments kann es zu einer weiteren Bearbeitung kommen. Zum Beispiel Verträge, die abgezeichnet werden müssen oder Bestellungen, die gegengezeichnet werden. Da Dokumente von mehreren Nutzern zum Teil verändert werden, bietet sich eine versionierte Archivierung des Dokuments in einem Dokumentenmanagementsystem an. So können auch die einzelnen Bearbeitungsschritte der Nutzer stets nachvollzogen werden. Durch eine automatisch erstellte Dokumentenhistorie werden Bearbeitungen lückenlos dokumentiert.

Zugriff

Das Dokument ist in der Bearbeitung so weit abgeschlossen. Die Zugriffe, die auf das Dokument erfolgen, dienen nicht mehr zur aktiven Arbeit mit dem Dokument, sondern zur Recherche oder zum Beauskunften von Dokument-Informationen. DMS / ECM Benutzer können anhand ihrer Berechtigung Dokumente im DMS / ECM suchen, finden oder mit anderen Usern teilen.

Aufbewahrung

Je älter das Dokument, desto weniger wird es meist noch aktiv benötigt. Die darauf enthaltenen Informationen altern und der Nutzen nimmt in der Regel ab. Trotzdem müssen Dokumente zum Beispiel aus rechtlichen Gründen noch aufbewahrt werden. Das DMS / ECM verwahrt in dieser Phase die Dokumente revisionssicher und jederzeit recherchierbar bis zum letzten Schritt.

Löschung

In der Offlinewelt würden in dieser Phase die Dokumente, die von Gesetz wegen nicht mehr aufbewahrt werden müssen, geschreddert oder einfach entsorgt. Sind die Dokumente in einem DMS / ECM abgelegt, erfolgt eine Löschung. Je nach Konfiguration in Ihrem DMS wird eine Löschliste mit allen Dokumenten erstellt, deren Lebenszyklus abgelaufen ist. Der Administrator kann diese Liste im Anschluss final zur Löschung freigeben.

Warum eine Löschung sinnvoll sein kann:

R

Je nach Speicherplatz und Performancegründen des DMS / ECM kann ein effektives Datenmanagement administrative Zeit und Kosten sparen

R

Ein schlankes DMS / ECM ist übersichtlicher und unbeliebte Altlasten werden kontinuierlich aussortiert.

Warum eine Löschung nicht sinnvoll sein kann:

Q

Dokumente müssen nicht zwangsweise gelöscht werden. Speziell wenn sie noch von Relevanz sind, oder eine evtl. Verwendung (z.B.: alte Handbücher) trotzdem noch eintreten könnte.

Q

Bestimmte Dokumente sollte man auch aus Nostalgie-Zwecken aufbewahren 😉.

Die meisten Dokumente begleiten uns so still und heimlich ein ganzes Jahrzehnt. Vielleicht werden Sie beim nächsten Löschvorgang etwas nostalgisch.

Jetzt unverbindliche Informationen anfordern und kostenlose Erstberatung erhalten.

Datenschutz

7 + 11 =

Newsletter Anmeldung

DMS Pflegetipps

Professionelle Instandhaltung Ihres DMS/ECM

DMS / ECM Pflegetipps

“Ohne Update läuft ja eh alles auch”

Dieser Satz hört man als Softwarehersteller zwar gerne, täuscht aber oft über wichtige Fakten hinweg:

Systemumgebungen ändern sich, neue Sicherheitslücken müssen geschlossen werden und erweiterte Funktionen werden benötigt. Je länger Updates aufgeschoben werden, desto größer können die Probleme werden. 

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, welche Pflegetipps wir Ihnen für eine professionelle Instandhaltung Ihres DMS / ECM empfehlen.

Regelmäßig Softwarereleases einspielen – Software pflegen

Der wichtigste Tipp gleich zu Beginn. Nur eine aktuelle Software ist eine sichere, stabile Software. Einspielen eines neuen Release, Neustarten und Testen können zeitaufwendig sein und sind deshalb oft unbeliebt.

Doch mit jedem neuen Softwarerelease stellen Hersteller eine neue Version eines Produkts den Kunden zur Verfügung.

Neue Softwarereleases können enthalten:

  • Neue Funktionen
  • RBugfixes
  • Schließen von Sicherheitslücken
  • Anpassungen auf neue Bedingungen in den Systemumgebungen, ...

    Wird ein Release nicht eingespielt, muss das nicht zwangsläufig zu Problemen führen. Trotzdem birgt Software, die nicht aktuell gehalten wird, Nachteile in sich. Je mehr Release-Veröffentlichungen ohne Update verstreichen, desto größer wird im Anschluss auch der Aufwand, evtl. Fehler zu finden oder die Software dann anschließend irgendwann auf einen aktuellen Stand zu bringen.

    Wir empfehlen deshalb:

    Halten Sie Ihr DMS / ECM immer mit dem aktuellen Release auf Stand.

    Sie sichern sich so gegen neue Sicherheitslücken und alte Fehler ab bzw. werten Ihre Software mit neuen Funktionen auf.

    Für LDOX steht rund 3 Mal pro Jahr ein neues Release zur Verfügung. Die neusten Releaseversionen finden Sie in unserem Kundenbereich.

    Hinweis

    Die Relasenotes sind auf dieser Seite ersichtlich.

    Archivkontrolle

    Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Neben einer aktuellen Version der Software sollte natürlich auch regelmäßig die Funktion des DMS überprüft werden.

    Speziell bei der automatischen Archivierung von Dokumenten können bei ausbleibender Kontrolle unbemerkte Fehler zu einem umfangreicheren Problem führen.

    Plattenspeicher laufen unwissentlich voll, Dokumente werden aus unvorhersehbaren Gründen nicht mehr abgelegt… Die Gründe für eine fehlerhafte Archivierung können unterschiedlich sein. Abhilfe schafft nur eine regelmäßige Archivkontrolle.

    Der LDOX.Watchman kann helfen:

    Der LDOX.Watchman dient zur Überwachung von komplexeren IT-Umgebungen, und hilft Fehler frühzeitig zu erkennen, Archivierungsprobleme zu vermeiden und Kontrollarbeiten einzusparen. LDOX.Watchman prüft das Vorhandensein bestimmter Dateien, die Plattenbelegungen in % oder GB, die Statusmeldungen einer Cold Archivierung, zählt Dateien in Windows Ordnern und reorganisiert bestimmte Dateien.

    Die Analyse-Ergebnisse werden gemeinsam mit den erfolgreich durchgeführten Prüfungen und Prozessen in definierten Intervallen in einer Tabelle gesammelt und dem Administrator per E-Mail zur Verfügung gestellt.

    Jetzt unverbindliche Informationen anfordern und kostenlose Erstberatung erhalten.

    Datenschutz

    4 + 1 =

    Newsletter Anmeldung

    Mitarbeiter in DMS ECM einschulen

    3 Tipps

    um neue Mitarbeiter in ein DMS/ECM einzuschulen

    Wenn neue Mitarbeiter in einem Unternehmen Ihre Tätigkeit beginnen, muss viel Neues gelernt werden. Dazu gehört auch oft der Umgang mit der Software, die im Unternehmen eingesetzt wird.

    Um Ihren neuen Mitarbeitern den Einstieg zu erleichtern, haben wir 3 Tipps für eine einfachere Einschulung von neuen Softwareanwendern zusammengestellt. Diese Tipps können nicht nur bei der Einschulung auf Ihr DMS / ECM helfen, sondern natürlich auch bei anderen Softwareanwendungen unterstützen.

    Zweck und Nutzen vermitteln

    Das wichtigste bei der Softwarenutzung ist, dass Mitarbeiter verstehen, wann und warum eine Software verwendet wird. Oftmals wird Mitarbeitern das Software-Einsatzgebiet nur beiläufig in einem Arbeitsprozess erklärt. Das “Software Big Picture” – wo, was, wie und warum als Software eingesetzt wird, fehlt den meisten.  

    Wir empfehlen daher, neuen Mitarbeitern eine Liste zusammenzustellen, in welcher angeführt ist, welche Softwareanwendungen im Unternehmen eingesetzt werden (zumindest jene Anwendungen, die die breite Masse betreffen).

    Beispiel für einen solchen Plan:

    ERP SAP©

    • Einsatzgebiet: Finanzwesen und Rechnungswesen, Logistik und Beschaffung
    • Bitte beachten: Steigen Sie – wenn Sie die Software nicht nutzen – aus dem Programm aus

    Microsoft© Outlook

    • Einsatzgebiet: Empfangen und Versenden von E-Mails
    • Bitte beachten: Bitte belegen Sie nie mehr als 2 GB Speicherplatz

    DMS LDOX

    • Einsatzgebiet: Ablage aller Dokumente zur revisionssicheren und zentralen Archivierung
    • Bitte beachten: Bitte archivieren Sie alle Dokumente, die Sie erstellen (auch Entwürfe)

    Timr

    • Einsatzgebiet: Zeit- und Fahrtenbuch Erfassungssystem im Unternehmen
    • Bitte beachten: Archivieren Sie alle Dokumente, die Sie erstellen in unserem Dokumentenmanagementsystem (auch Entwürfe)

    Microsoft© Teams

    • Einsatzgebiet: Video und Chat Software
    • Bitte beachten: Bitte archivieren Sie alle Dokumente, die Sie erstellen (auch Entwürfe)

    Typische Anwendungen in Videos vorführen

    Mitarbeiter sind es zunehmend gewohnt, Informationen bzw. Wissen mittels Videos vermittelt zu bekommen. Deshalb erfreut es sich immer größerer Beliebtheit, kurze Bildschirmvideos von typischen Anwendungsfällen aufzunehmen, um den neuen Mitarbeitern ein “Video-Handbuch” zur Verfügung zu stellen.

    Diese Tipps können Ihnen bei der Videoerstellung helfen

    • Konzentrieren Sie sich bei der Auswahl passender Beschreibungen auf die typischen Anwendungsgebiete und nicht die Ausnahmefälle.
    • Wenn Sie ein Video abdrehen möchten, schreiben Sie zuerst einen Regieplan. Führen Sie auf, welche Funktionen Sie vorführen wollen. So haben Sie einen roten Faden für Ihr Video und können strukturiert vorgehen.
    • vKommentieren Sie am besten Ihr Video im Nachhinein. Oft ist es einfacher, sich auf eine Tätigkeit konzentrieren zu können (zeigen oder sprechen). Ein Fußball-Kommentator spielt auch nicht aktiv im Spiel mit.

      Sollten Schulungsvideos für Sie interessant sein, können wir Sie gerne dabei unterstützen.

      Poweruser schulen – Poweruser schulen lassen

      Ein maßgeblicher Erfolgsfaktor für den erfolgreichen Einsatz von Software ist die Schulung sogenannter Poweruser. Poweruser sind Softwarebenutzer mit tieferen Kenntnissen als der “Standardbenutzer”. Sie dienen dem Softwareverantwortlichen als Vervielfältiger, internes Sprachrohr bzw. Informationsträger.

      Speziell bei der gezielten Einschulung neuer Mitarbeiter sind gut ausgebildete Poweruser der Weg zum Erfolg. Als Benutzer mit viel Praxiserfahrung in der Anwendung kennen sie sämtliche Tricks und Kniffe, die ein neuer Mitarbeiter beherrschen sollte.

      Auch bei neuen Software-Releases, bei denen Informationen über neue Funktionen und Anwendungen veröffentlicht werden, empfehlen wir die Verteilung dieser Informationen über die Poweruser.

       

      Mit diesen 3 Tipps schaffen Sie für neue Mitarbeiter einen leichteren Einstieg in den neuen Job und sorgen für einen sicheren Umgang mit der Software im Unternehmen.

      Jetzt unverbindliche Informationen anfordern und kostenlose Erstberatung erhalten.

      Datenschutz

      8 + 4 =

      Newsletter Anmeldung