WebClient für das Comarch ECM iS und LDOX

WebClient 

für Comarch ECM iS und LDOX – 

Die Zeiten verändern sich, Softwareanforderungen tun das auch. Das Arbeiten in Unternehmen wird zunehmend dezentraler. Die Nutzung von Programmen erfolgt immer weniger über klassisch installierte Lösungen, sondern immer mehr über sogenannte WebClients. Mit unserem LDOX.WebClient nutzen Sie Ihr Comarch ECM iS „InfoStore“ zukünftig auch über den Browser.

Was versteht man generell unter einem WebClient?

Mittels eines WebClients kann über einen gängigen Browser (z. B.: Google Chrome) auf eine Anwendung zugegriffen werden. Somit ist keine Installation der Anwendung auf der Device erforderlich. Ist ein WebClient responsive programmiert, kann eine nutzerfreundliche Anzeige über Smartphone, Tablet, Laptop oder Desktop-PC sichergestellt werden. Somit können Sie über sämtliche Endgeräte die Anwendung ohne eine Installation nutzen.

WebClient für das Comarch ECM iS „InfoStore“

Auch die Anforderungen an unsere Software veränderte sich in den letzten Jahren. Zunehmend kam immer mehr die Anforderung, Dokumente aus dem Comarch ECM iS „InfoStore“ bzw. mit LDOX in einem Webclient suchen, finden und verarbeiten zu können. Aus diesem Grund wurde von uns der LDOX.WebClient entwickelt.

LDOX.Web Dokumentensuche

Der LDOX.WebClient ist für die Anzeige von Dokumenten aus dem Comarch ECM iS „InfoStore“ DMS ausgelegt und ist eine Lizenzerweiterung des LDOX.Clients.

Alle bestehenden Strukturen (Berechtigungen, Dokumententypen, Indexwerte…) des DMS müssen nicht zusätzlich konfiguriert werden, sondern werden 1:1 übernommen.  

Der Einstieg in den LDOX.WebClient erfolgt über eine URL, mit welcher sich Benutzer mit deren LDOX Benutzernamen und Passwort anmelden und einsteigen können. Dokumente können über die Suchfunktion, gleich wie über das COMARCH ECM iS bzw. über LDOX gesucht, gefunden und verarbeitet werden. Mit dem integrierten Viewer werden die Dokumente in den verschiedensten Formaten (PDF, docx, Tiff, Spoolfiles…) aufgerufen und angezeigt.

Anwendungsbereiche & Vorteile

Wie wird der LDOX.WebClient eingesetzt und was sind die Vorteile?

LDOX.Web Smartphone
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Suchen, Finden, Bearbeiten & Verarbeiten

von Dokumenten unterwegs über das Smartphone, Tablet oder Laptop möglich

Keine Installation

für die Benutzer notwendig

Zugriff über gängige Webbrowser

(z. B.: Chrome)

Viele Benutzer benötigen die Dokumente aus dem DMS nicht nur am Arbeitsplatz, sondern auch im Homeoffice oder bei Außendienst-Terminen. Mit dem LDOX.WebClient wird der Zugriff einfach möglich.

Einrichtung

Um den LDOX.WebClient für das Comarch ECM iS „InfoStore“ einzuführen, ist einzig das Aufsetzen eines Webservers notwendig, über den auf das Comarch ECM iS „InfoStore“ mit dem WebClient zugegriffen werden kann.

Die Benutzer können anschließend über eine zu definierende URL mit dem Benutzernamen und dem Passwort auf das DMS zugreifen und alle Funktionen nutzen.

Lizenzierung

Die Lizenzierung erfolgt auf Basis der benötigten Benutzerlizenzen und kann als „Concurrent User Lizenzen“ oder „Named User Lizenzen“ ausgestellt werden.

Sind bereits LDOX Lizenzen vorhanden, muss lediglich ein Upgrade für die LDOX.WebClient Erweiterung erworben werden.

Ist noch keine LDOX Lizenz vorhanden, erfolgt die Lizenzierung in einem Lizenzpaket, bestehend aus:

LDOX Lizenzpaket – Preis abhängig von der User Anzahl

  • Client (LDOX Desktop Client)
  • WebClient
  • Route (Erweiterung zur Nutzung von Workflows über den LDOX.Client – Installation auf dem Desktop)
  • Route Web (Erweiterung zur Nutzung von Workflows über den WebClient)
  • Akte (Erweiterung zur Anzeige digitaler Akten)

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Mit digitalen Workflows zum papierlosen Büro

LDOX.Flow – 

Mit digitalen Workflows zum papierlosen Büro – 

Das papierlose Büro fängt dort an, wo Prozesse papierlos gestaltet werden. Doch warum gibt es eigentlich noch Papier im Büro? Einerseits aus Gewohnheit, andererseits aus organisatorischen Gründen.

Warum papierlose Workflows?

Speziell wenn es darum geht, Entscheidungen zu fällen, Sachlagen zu dokumentieren und Dokumente von Dritten abzeichnen zu lassen, ist das Papierdokument für viele Mitarbeiter noch mehr wert als die Datei auf dem Rechner mit Notizen. Nur leider kann Papier verloren gehen, ist aufwendiger in der Verwaltung und sorgt für einen langsameren Dokumentendurchlauf im Unternehmen.

Mit dem neuen Produkt LDOX.Flow aus dem Hause eks informatik gmbh sorgen Sie genau in diesen Punkten für einfache Digitalisierungsschritte.

Mit LDOX.Flow digitalisieren Sie dokumentenbasierte Workflows in Ihrem Unternehmen. Dabei gestalten Sie mit einer leicht verständlichen Oberfläche den Workflow, dokumentieren den Freigabeprozess, sorgen für einen strukturierten Ablauf und stellen sicher, dass kein Dokument verloren gehen kann.

Workflows mit LDOX.Flow

LDOX.Flow Tablet

LDOX.Flow ist ein Softwarepaket bestehend aus dem LDOX.Flow Designer und Workflow Benutzerlizenzen. Mit LDOX.Flow können dokumentenbasierte Workflows designt und von den Mitarbeitern mittels des browserbasierten Clients über den PC, den Laptop, das Tablet oder das Smartphone genutzt werden.

Der Freigabeprozess wird dabei dokumentiert, gesteuert, überwacht und kann um zusätzliche Dokumente, Notizen und Informationen ergänzt werden.

Workflows selbst gestalten

Freigabeprozesse sind in jedem Unternehmen unterschiedlich. LDOX.Flow bietet mit dem im Paket enthaltenen Designer eine einfache Lösung, um individuelle Workflows mit einer grafischen Oberfläche via drag & drop selbst zu designen. So können Workflows für jegliche Unternehmensstrukturen und Ablaufprozesse angepasst werden.

Mit den – im Workflowdesigner vorhandenen – Bausteinen designen Sie die Strukturen und Funktionen des Freigabeprozesses. Dabei können Sie Entscheidungsparameter basierend auf Indexwerten (z. B.: Rechnungsbetrag unter 5.000 € – Ablauf A, Rechnungsbetrag über 5.000 € – Ablauf B) nutzen.

Bausteine im LDOX.Flow Designer

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Start/Ende-Baustein

Diese Bausteine definieren den Anfang (auf Basis des Events, das den Workflowstart auslöst – Beispiel ein Scan) und das Ende (sollen weitere Vorgänge in anderen Programmen gestartet werden)

Prozess-Baustein

In den Prozessbausteinen wird definiert, was in diesem Arbeitsschritt mit dem Dokument durchgeführt werden soll, wer zu diesem Schritt berechtigt ist und welche Informationen ergänzt werden müssen

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Entscheidungs-Baustein

Anhand von Entscheidungsbausteinen kann anhand von Indexwerten des Dokuments (z. B.: Kostenstelle, Rechnungsbetrag) der Workflow-Verlauf gesteuert werden.

So gestalten Sie einen dokumentenspezifischen Ablauf im Freigabeprozess

LDOX.Flow - Workflow Designer

Immer und überall nutzen

In der Anwendung ist LDOX.Flow mittels Webclient egal über welches Endgerät für die Benutzer einfach aufrufbar und intuitiv benutzbar.

Über das Aufgaben-Dashboard werden dem Benutzer alle zu bearbeitenden Aufgabenschritte aus verschiedenen Workflows angezeigt.

Nutzer können mit LDOX.Flow je nach Workflowkonfiguration Indexwerte erfassen, verändern, Begleitdokumente anhängen, Freigaben oder Ablehnungen erteilen sowie Annotationen (Textvermerk, Unterschrift, Stempel) auf Dokumenten aufbringen.

Mit dem Workflow Client suchen und finden Sie auch bereits abgeschlossene Vorgänge und Workflowdokumente. Über die Dokumentenhistorie (Dokumentation aller einzelnen Ablaufpunkte und Prozessbearbeitungen) erfahren Sie auch im Nachgang genau, wo, was wie und von wem das Dokument bearbeitet wurde.

Anbindung des LDOX.Flow

Mit unseren Anbindungsmöglichkeiten können E-Mail-Programme (z. B.: Outlook / Exchange), DMS- bzw. ECM-Systeme, ERP-Systeme sowie andere Programme an LDOX.Flow angebunden werden. Dadurch wird auch der automatische Start des Workflows aus anderen Anwendungen ermöglicht. Die während des Workflows gewonnenen Informationen können auch wieder an Anwendungen wie die Fibu oder das ERP-System zurückgespielt und verarbeitet werden.

OCR zur Gewinnung von Indexwerten

Mit unserer OCR Lösung LDOX.smart Fix können Dokumente automatisch ausgelesen und indexiert werden. So sparen Sie sich zusätzliche manuelle Schritte in der Datenerfassung und bei der Dokumentenverarbeitung.

Vorteile von LDOX.Flow im Überblick

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Individuelle und einfache Gestaltung

von Workflows mit grafischem Designer

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Browserbasierte Software für den Benutzer

Keine Softwareinstallation für den Benutzer notwendig

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Dokumentation

der Freigabe und Bearbeitungsschritte

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Übersicht

über alle Freigabeprozesse und den Prozessstatus

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Dokumente und Freigabeprozesse

schnell recherchieren

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Anbindungen

an weitere Systeme einfach möglich

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Ablöse IBM i und Migration nach Windows bei Gardinia

Gut gerüstet in die Zukunft mit LDOX.ECM Windows – 

Ablöse IBM i und Migration nach Windows bei Gardinia – 

Gardinia ist eine Marke die man kennt. Das nachhaltige Allgäuer Unternehmen produziert nicht nur Beschattungen für Innenräume, sondern auch (im Rahmen der Geschäftsprozesse) viele Belege.

Gardinia Home Decor GmbH wechselte mit eks informatik gmbh erfolgreich vom COMARCH ECM iS auf das LDOX.ECM. Dabei wurden einerseits die bestehenden Dokumente aus dem alten System migriert. Andererseits wurde auch die SAP Dokumentenarchivierung für das neue Windows basierte DMS übernommen.

Lösungsansatz

Durch den Entschluss die IBM i (AS/400) Plattform abzulösen, wurde nach einem Nachfolgeprodukt von Comarch ECM iS (InfoStore) gesucht. Die Entscheidung war bald getroffen: Es sollte LDOX.ECM Windows (InfoShare) werden. Nebst einer sorgfältig durchgeführten Softwareauswahl, bei der Funktionsumfang, Stabilität, Performance und Kosten des künftigen ECM geprüft wurden, war auch eine einfache Migration der 50 Mio. Dokumenten vom alten ins neue System ausschlaggebend.

Umsetzung

Nachdem LDOX.ECM Windows installiert und eingerichtet wurde, begann die Migration aller Indexwerte. Dieser Prozess konnte nach ungefähr einem halben Jahr erfolgreich abgeschlossen werden. Alle Indexwerte waren nun bereits im neuen ECM System vorhanden. Die bereits bestehenden Dokumente wurden automatisch ins neue System übernommen, sobald sie aufgerufen/angezeigt wurden. Neu archivierte Dokumente erfolgten bereits nach der Installation direkt ins neue Archiv.

Nach Abschluss der Migration aller Indexwerte startete nun die Übernahme aller 50 Mio. Dokumente von InfoStore ins LDOX.ECM Windows. Dabei kam LDOX.ArchiveExporter aus dem LDOX Produktportfolio zum Einsatz. Diese Lösung ermöglicht eine automatisierte Migration durch standardisierte Schnittstellen. Sie umfasst zudem etwaige Konvertierungen von proprietären Formaten in das PDF/PDF-A Format.

Erfahren Sie mehr über die Ablöse von  Comarch ECM iS (InfoStore IBM i)

Gardinia setzt des Weiteren auch LDOX.FileLock ein. Dies ist ein hardwareunab­hängiges Softwareprodukt, welches auf Standard Festplatten eine WORM Funktionalität sicherstellt. Auch diese Software wurde im Zuge der Migration von IBM i auf Windows Server umgestellt.

Die Migration konnte per Februar 2021 erfolgreich abgeschlossen werden. Die Konvertierung und Bereitstellung wurde pro verarbeitetem Dokument exakt aufgezeichnet und der Kunde erhielt nach Abschluss des Projekts ein Gesamtprotokoll und eine Verfahrensbeschreibung zugestellt.

Im Zuge der Ablösung der IBM i war auch eine Migration der Archivierung aller SAP Dokumente notwendig. In diesem Zusammenhang wurde SAP auch an das LDOX.ECM Windows angebunden, um eine revisionssichere Ablage der SAP Dokumente zu gewährleisten.

Mit der standardisierten LDOX Anbindung an SAP konnte diese Anforderung einfach und ohne Probleme umgesetzt werden.

Erfahren Sie mehr über die revisionssichere Archivierung von SAP-Dokumenten

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