Projektplan Workflow

LDOX.Workflow

Projektplan Eingangs-rechnungs-workflow

Sie möchten einen Eingangsrechnungsworkflow in Ihrem Unternehmen einführen? Nichts leichter als das – sagen viele Softwarelösungen. Das stimmt auch. Möchte man aber möglichst viele Arbeitsschritte digitalisieren und automatisieren, braucht es doch trotzdem drei Faktoren für eine erfolgreiche Umsetzung:

Schnittstellen zu anderen Datenquellen (FiBu, ERP…), einen Projektplan und Anpassung auf die individuellen Prozesse in Ihrem Unternehmen.

Ein Eingangsrechnungsworkflow lässt sich mit verschiedenen Softwarelösungen realisieren – oftmals zum Teil auch ohne Programmierung über grafische Process Designer, in welchem Workflows erstellt werden können. Die Anforderung an einen wirklichen Eingangsrechnungsworkflow geht in der Praxis doch etwas weiter als ein Dokumentenablaufplan, in dem Dokumente von A nach B weitergeleitet werden sollen.

Der Workflow soll Daten mit anderen Systemen abgleichen (z.B.: Bestelldaten), jeder Arbeitsschritt soll auswertbar sein (wo liegen welche Rechnungen zur Freigabe), alles soll dokumentiert werden, wenn möglich sollen auch bereits Buchungssätze für Rechnungen wärend des Workflows hinterlegt werden können…

Da stoßen „Self-Service-Workflowlösungen“ oft an ihre Grenzen.

Mit unseren LDOX Workflowlösungen haben Sie die Möglichkeit, vielseitig integrierbare Workflowprozesse in Ihrem Unternehmen einzuführen.

Die Basis für so ein vielschichtiges Eingangsworkflowprojekt ist die Ausarbeitung eines Projektplans mit unserem Kunden.

Anhand des folgenden Projektplans erfahren Sie Schritt für Schritt, wie wir einen Eingangsrechnungsworkflow in Ihrem Unternehmen einführen.

Projekt Eingangsrechnungsworkflow

Ausgangslage

Es soll ein umfangreicher Freigabeworkflow von Eingangsrechnungen mit automatischer Datenextraktion, das heisst automatisches Auslesen und Indexieren von Rechnungen mittels OCR Software (Optical Character Recognition – Texterkennung) eingeführt werden.

In einem mehrstufigen, betragsabhängigen Freigabeprozess sollen Buchungsmöglichkeiten geschaffen und die Anbindung an die FiBu und das ERP zum Datenaustausch realisiert werden.

Ca. 1 Woche nach Bestellung

Los geht’s – Workflow Eröffnungsworkshop

Es erfolgt ein gemeinsamer Workshop, um den Projektplan, -ablauf und die genauen Workflow Spezifikationen festzusetzen. Die Teilnehmer des Workshops setzen sich in der Regel aus dem eks Projektmanager, den DMS Verantwortlichen und Keyusern (meist eine Person pro beteiligter Abteilung) zusammen. Bei Bedarf können auch zusätzliche Dienstleister (z.B.: FiBu Anbieter) als Teilnehmer des Workshops Sinn machen.  Es erfolgt ein gemeinsamer Workshop, um den Projektplan, -ablauf und die genauen Workflow Spezifikationen festzusetzen. Die Teilnehmer des Workshops setzen sich in der Regel aus dem eks Projektmanager, den DMS Verantwortlichen und Keyusern (meist eine Person pro beteiligter Abteilung) zusammen. Bei Bedarf können auch zusätzliche Dienstleister (z.B.: FiBu Anbieter) als Teilnehmer des Workshops Sinn machen.

 

Inhalte:

  • IST Zustandsanalyse – Lernen aus dem Offlineprozess
  • SOLL Zustand Definition – Umbauen und verbessern in einen Digitalen Prozess
  • Definition der Workflowuser und Rollen
    • Benötigte Rollen
    • Benötigte Benutzer
    • Benötigte Berechtigungen
  • Zusammenstellen der Workflowabläufe
  • Festlegen der zu erfassenden Daten (Indexfelder) während des Workflows und der Datenextraktion
  • Definition Integrationen in Drittsysteme
    • Welche Anbindungen sind notwendig
    • Austausch benötigter Daten (Bestelldatenabgleiche)

Ca. 3 Wochen nach Bestellung

Nacharbeitung des Workshops und Vorbereitungen für die Umsetzung

 

  • Konzepterstellung

Ca. 4 Wochen nach Bestellung

Bereitstellung der technischen Infrastruktur

  • Bereitstellung in Absprache mit dem Kunden
  • Server werden eingerichtet
  • E-Mailadressen und Importprofile angelegt und für den Workflow erstellt

Abstimmung zwischen den technischen Beteiligten (eks Projektleiter, DMS Verantwortlicher, evtl. FiBu oder ERP Dienstleister)

 

  • Die Anwendungsverantwortlichen tauschen sich zu den Datenübermittlungen zwischen den einzelnen Systemen aus
  • Festsetzung welche Anwendung wann und wie welche Informationen zur Verfügung stellt

Ca. 5 Wochen nach Bestellung

Installation der Workflow Anwendungen (LDOX.Client, LDOX.Route, …)

 

  • Via Remote Zugriff auf den Server

Ca. 6 Wochen nach Bestellung

Erstellung des Prototypworkflows auf Basis des Workshopkonzepts

 

  • Import
  • Datenextraktion
  • Workflow

Ca. 7 Wochen nach Bestellung

Testing des Prototyps Workflow durch die Keyuser

 

  • Prüfung
  • Feedbacksammlung
  • Freigabe

Ca. 8 Wochen nach Bestellung

Fertigstellung Workflow

  • Einarbeitung des Feedbacks der Keyuser
  • Finalisierung des Workflows
  • Anbindung an Drittsysteme und Datenübermittlung

Ca. 9 Wochen nach Bestellung

Finale Workflow Prüfung und Freigabe durch die Keyuser

Ca. 10 Wochen nach Bestellung

Testing finaler Workflow durch Testgruppe

 

  • Wird parallel zum „aktuellen offline Workflow“ durchgeführt
  • Vorbereitung der selbstlernenden OCR Software Funktionen
  • Systemtraining für die KI (Künstliche Intelligenz) der OCR Software
  • Sammlung von Feedback zu evtl. Unklarheiten und Überarbeitungsvorschlägen durch die Testgruppe

Ca. 12 Wochen nach Bestellung

Einarbeitung der Feedbackschleife der Testgruppe in den Workflow

Ca. 13 Wochen nach Bestellung

Abschlusstest durch die Keyuser

 

  • Freigabe finaler Workflow

Ca. 14 Wochen nach Bestellung

Schulung der Mitarbeiter

Ca. 15 Wochen nach Bestellung

Go Life des Workflows

 

  • Im Vorfeld definiertes Datum

Schnell wünscht sich jeder – sicher und stabil ist das Ziel

Die Einführung eines vielseitigen Eingangsrechnungsworkflows dauert seine Zeit. Einerseits kommen in einem Unternehmen fast alle Abteilungen mit diesem in Berührung was einer bestimmten Abstimmung und Schulung bedarf. Andererseits sollte so viel wie möglich automatisiert übertragen und abgefragt werden, was die Anbindungen von anderen Lösungen notwendig macht.

Der wichtigste Faktor bei einer erfolgreichen Einführung ist nicht der Faktor Zeit, sondern die Funktionalität. Nur wenn Workflows funktionieren, leicht für den User zu bedienen und möglichst viel automatisch überprüfen und übertragen, führen sie in der Praxis zu den gewünschten Effekten wie Zeitersparnis, höherer Datenqualität und digitaler Zusammenarbeit.

Fragen Sie uns nach Ihrer kostenlosen Beratung für die Einführung eines Eingangsrechnungsworkflows.

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Revisionssicher Archivieren

LDOX.Digitale Dokumente

Revisionssicheres papierloses Archivieren

Mittels eines einfachen DMS / ECM Systems können Dokumente revisionssicher archiviert werden. Doch was versteht man genau unter dem Begriff revisionssicheres Archivieren? Kurz zusammengefasst: eine Aufbewahrung von Papierdokumenten ist nicht mehr notwendig.

Warum Sie Ihre Papierdokumente abschaffen sollten:

Papierdokumente brauchen nicht nur Platz, sondern sind natürlich in der Verwaltung wesentlich aufwendiger als ein PDF File auf dem Computer. Suche ich nach dem PDF, finde ich es sofort. Suche ich nach dem Papierbeleg, braucht es etwas Zeit, um den richtigen Ordner, den richtigen Reiter und dann das richtige Dokument zu finden. Durch ein DMS / ECM System haben Sie die Möglichkeit, noch schneller und strukturierter Dokumente abzulegen und auffindbar zu machen. Das wichtigste bei der Abschaffung der Papierdokumente ist aber nicht nur ein DMS / ECM zu nutzen, sondern dieses auch revisionssicher zu gestalten.

Was bedeutet Revisionssicherheit beim papierlosen Archivieren genau?

Dokumente gelten als „revisionssicher“, wenn sie vor nachträglichen Änderungen geschützt sind. Der Beleg „belegt“ einen Geschäftsvorfall. Somit dient ein Beleg grundsätzlich als Nachweis für einen bestimmten geschäftlichen Vorgang. Ist Ihr digitales Archiv / DMS / ECM System revisionssicher, können Sie die Papierbelege vernichten – die digital gespeicherten Belege reichen für die Auskunft bei Prüfungen aus. Welche Anforderungen Ihr Archiv z.B. in Deutschland konkret erfüllen muss, regeln die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ kurz „GoBD„. Österreich lehnt sich in weiten Teilen an diese Regelung an. In der Schweiz gibt es mit der GeBüV (Geschäftsbücherverordnung) ebenfalls eine ähnliche Regelung, die auch wie die GoBD grundsätzlich auf die folgenden Punkte setzt:

Vollständigkeit

Um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, müssen Belege und Dokumente sämtliche Daten enthalten, die für die entsprechende Belegart relevant sind.

Fälschungssicherheit

Unternehmen müssen ihre Belege digital so erstellen und abspeichern, dass diese nicht mehr verändert werden können. Sobald Belege an Externe offiziell herausgegeben werden, dürfen diese nicht weiter verändert werden.

Wahrheitsmäßigkeit

Externe Dokumente und Belege dürfen bei der Erfassung nicht verändert werden.

Nachvollziehbarkeit

Speziell dieser Punkt ist für das papierlose Archivieren wichtig.

Eine Pflicht zur Aufzeichnung von einzelnen Sachverhalten sorgt für die Nachvollziehbarkeit der entsprechenden Dokumente. Daher müssen Unternehmen genau dokumentieren, wie sie die Vorgaben der GoBD bei der Digitalisierung umgesetzt haben. Die Dokumentation muss so abgefasst werden, dass ein außenstehender Dritter sie ohne großen Zeitaufwand gut nachvollziehen kann. Auch die Dokumentation muss über mehrere Jahre hinweg archiviert werden.

Verfahrensdokumentation bzw. Nachweis

Ein revisionssicheres digitales Archiv / DMS / ECM gilt erst dann revisionssicher, wenn dies über eine detaillierte rechtskonforme Verfahrensdokumentation festgehalten wird.

Welche Belege können revisionssicher und papierlos archiviert werden?

Der Beleg „belegt“ einen Geschäftsvorfall. Somit dient ein Beleg grundsätzlich als Nachweis für einen bestimmten geschäftlichen Vorgang. Der Beleg stellt einen Beweis dafür, dass eine bestimmte Buchung in Form einer Einnahme oder einer Ausgabe tatsächlich stattgefunden hat und buchhalterisch erfasst wurde. Der Inhalt des Belegs gibt dabei Auskunft über den Anlass des Buchungsvorgangs. Als Beleg für Zahlungen gelten zum Beispiel die folgenden Unterlagen:

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Rechnungen

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Personaldokumente

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Quittungen

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Kassenbelege

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Geschäftliche Briefe

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Verträge

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Lieferscheine

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Angebote

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Auftragsbestätigungen

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