Digitale Akten – 3 Anwendungen

LDOX.digitale Akte

3 digitale Akten, die unsere Kunden lieben

Dokumente zu finden und anzuzeigen sind die Grundfunktion eines jeden DMS / ECM Systems. Doch wie findet man am besten zusammengehörende Dokumente? In einer digitalen Akte.

Digitale Akten bündeln zusammengehörende Dokumente und fassen Informationen zu den Dokumenten oder zu einem Geschäftsfall auf dem Aktendeckblatt zusammen.

Digitale Akten werden immer wichtiger. Je weniger Papierdokumente in einem Unternehmen vorkommen, desto wichtiger wird es, Dokumente auch wie in physischen Ordnern zusammen anzuzeigen. Digitale Akten bieten den Vorteil, dass ein Dokument in verschiedenen Akten vorkommen kann. So lassen sich unterschiedliche Informationen äußerst brauchbar zusammenfassen.

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Die drei beliebtesten digitale Akten

Digitale Personalakte

In digitalen Personalakten finden Sie alle Dokumente zu einem Mitarbeiter in einem digitalen Akt.

Anwendung

Personalabteilung, Führungskräfte und zum Einblick in die eigene Personalakte für Mitarbeiter

Wichtige Eigenschaften

Alle Dokumente eines Mitarbeiters können zentral aufgelistet und eingesehen werden. Im Aktendeckblatt können auch Mitarbeiterbilder und Informationen aus anderen Systemen (z.B.: Zeiterfassung…) angezeigt werden. Automatisch generierte Dokumente wie Gehaltszettel werden ebenfalls automatisch in die Mitarbeiterakte archiviert.
Mögliche Schnittstellen*:

  • Zeiterfassung
  • Lohnbuchhaltung
  • HR-System

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Digitale Kundenakte

Egal ob Vertrag, Angebot, Bestellung, Rechnung oder Beschwerde-E-Mail. In Kundenakten finden Sie alle wichtigen Dokumente und Belege ohne großartige Suche.

Anwendung

Bringen Sie alle Kundendokumente in Zusammenhang. In der digitalen Kundenakte sind nicht nur alle Dokumente gesammelt, sondern auch noch einfach und schnell auffindbar. Seien es Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Reklamationen, Angebote, Bestellungen, wichtige E-Mails. Über einen mobilen Zugang können Sie auch jederzeit auf die Akten zugreifen und so auch direkt bei Kundenterminen alle Dokumente einsehen.

Wichtige Eigenschaften

Archivieren Sie automatisch erstellte Dokumente direkt in die Kundenakte und importieren Sie andere einfach mittels Drag & Drop Funktion. Indexieren Sie so schnell und einfach das ganze Dokument mit den Eigenschaften des jeweiligen Kunden. Lassen Sie sich auf dem Aktendeckblatt zum Beispiel den monatlichen Umsatz, die Anzahl der Bestellungen oder wichtige Vermerke anzeigen.

Mögliche Schnittstellen*:

  • FiBu
  • Warenwirtschaftssystem
  • CRM…

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QM Akte

Alle QM Dokumente auf einen Blick und in einem digitalen Akt vereint. Bringen Sie zusammengehörende Dokumente wie Prüfungszeugnisse, Handbücher und Regelwerke zusammen und sorgen Sie für Übersicht.

Anwendung

Speziell im QM Management ist es wichtig, dass zusammengehörende Dokumente einfach auffindbar und übersichtlich abgelegt sind. So können Prüfungshandbücher in Zusammenhang mit Prüfungszeugnissen oder z.B. Handbücher mit Arbeitsanweisungen angezeigt werden.

Wichtige Eigenschaften

Auch eine beliebte Funktion ist es, mittels Rollenkonzept die Rechte des Zugriffs auf bearbeitbare Dokumente (Word-Files) einzuschränken und den allgemeinen Benutzern Lese-Zugriff auf PDF-Files zu geben. So können nicht gewollte Abwandlungen von wichtigen Dokumenten eingeschränkt werden.

Mögliche Schnittstellen*:

  • QM-Management Software
  • Prüfungsprogramm…

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Workflows mit dem Process Manager

LDOX.InfoShare

Workflows mit dem Process Manager

Workflows mit dem Process Manager

Das windowsbasierte Dokumentenmanagementsystem LDOX.InfoShare besitzt einen integrierten Process Manager. Über einfache Drag & Drop Gestaltung können dokumentenbasierte Prozesse strukturiert und aufgesetzt werden. Wer Zeit sparen und die administrative Effizienz steigern will, sollte diese Funktion auf alle Fälle nutzen.

    Workflows flexibel gestalten

    Denkt man an die Rechnungsfreigabe in einem Betrieb, erfolgt diese von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Jeder Betrieb hat seine eigene Struktur und eigenen Ablaufprozesse. Deswegen sind Standardworkflows meist nur bedingt zu gebrauchen. Individuelle Abläufe sind nicht nur im Rechnungsbereich eine Herausforderung, sondern generell.

    Aus diesem Grund muss eine Workflowsoftware auch flexibel sein und Anpassungen müssen leicht vorgenommen werden können. Das DMS LDOX.InfoShare besitzt einen integrierten Workflowdesigner, mit welchem Workflows sehr einfach und leicht erstellt, angepasst und geändert werden können.

      Oberfläche LDOX Process Designer

      Visuelle Planung von Prozessen

      Wer schon mal einen Ablauf erstellt hat, braucht mit Sicherheit eines: Einen Plan. Abläufe müssen bei der Planung visualisiert werden. Nur so lassen sich komplexe Abläufe strukturiert planen. Mit dem in integrierten LDOX.InfoShare Process Manager können Sie den Ablaufplan gleich direkt als Workflow konzeptieren.

      Mit einzelnen Bausteinen, die via Drag & Drop in die richtige Position und mittels Verbindungslinien mit dem gewünschten Ablauf versehen werden können, planen Sie Workflows visuell.

      Einmal richtig erstellt, ist der Workflow auch gleich schon einsatzbereit. So erstellen Sie den Workflow bereits bei der Konzeption.

        Schritt für Schritt zusammensetzen

        Durch die einfache Struktur ist für Fachanwender der Umgang und die Planung mit dem Process Manager einfach. Im Wesentlichen definieren 4 Bausteine die Möglichkeiten.

        Baustein „Start“ – Legt den Start des Workflows fest, z.B.: eine Rechnung wird mit dem Importprofil Rechnungen importiert.

        Baustein „Ende“ – Definiert den Abschluss des Workflows

        Baustein „Aufgabe“ – Definiert, was mit dem Dokument geschehen muss, wer es bearbeiten soll, wann es bearbeitet werden soll, …

        Baustein „Bedingung“ – Stellt die Weichen, welchen Workflowverlauf das Dokument nehmen soll. Z.B.: Ist die Rechnungssumme im Dokument größer als 500,00 EUR, ergeht das Dokument zur Freigabe an Person A, wenn die Summe kleiner ist, dann an Person B

          Integrationen möglich

          Fundamental für eine optimale Nutzung des LDOX.InfoShare Process Manager ist die einfache Integrationsmöglichkeit mit und in anderen Fachanwendungen. Über die offene Web-API kann der LDOX.InfoShare Process Manager bidirektional integriert werden.

            Inkludiert in LDOX.InfoShare

            Der Process Manager ist Bestandteil des DMS LDOX.InfoShare. Es muss nichts zusätzlich lizenziert werden, um diese Funktion zu nutzen. Sollen weitere Anwendungen angebunden oder komplexe Workflows erstellt werden, empfehlen wir allerdings, die Beratung von unseren eks Workflow Experten in Anspruch zu nehmen.

              Noch kein LDOX.InfoShare im Einsatz? Jetzt Anfrage starten oder mehr erfahren.

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              SAP und DMS

              Datenarchivierung für SAP ERP®

              SAP-Dokumente revisionssicher archivieren

              SAP und Archivierung

              SAP ist vom ERP Markt nicht nur nicht wegzudenken, sondern steht schon fast symbolisch für ihn.

              Doch oftmals wird bei der Einführung und im Betrieb der allmächtigen SAP-Anwendung etwas Wichtiges vergessen: Eine rechtskonforme Dokumentenarchivierung der in SAP erzeugten Dokumente.
              Eine revisionssichere, digitale Archivierung von Belegen wird durch SAP nicht sichergestellt. Wer also mit SAP auf Papier-Archive verzichten will, sollte sich diesen Beitrag genau durchlesen.

              Warum SAP-Dokumente archivieren

              Laut der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und weiteren gesetzlichen Vorgaben müssen relevante Dokumente und Belege revisionssicher und unveränderbar abgelegt und archiviert werden.

              So ist es auch bei in SAP erzeugten Belegen wie zum Beispiel Rechnungen. Es reicht nicht einfach aus, die gleiche Rechnung immer wieder aus SAP neu drucken zu können. Will man eine Rechnung digital und revisionssicher abspeichern, so muss die Originalrechnung nach der Erstellung unveränderbar archiviert werden. Am besten in einem DMS (Dokumentenmanagementsystem).

              Anbindung SAP an DMS

              In der Regel ist in SAP kein revisionssicheres DMS standardmäßig und exklusiv integriert. Somit spielt es auch weniger eine Rolle welches DMS an SAP angebunden wird, sondern lediglich, dass ein DMS für die revisionssichere Archivierung angebunden wird. Über einen Connector wird SAP und das DMS über die SAP ArchiveLink Schnittstelle verbunden.

              SAP-Archivierung – passendes DMS / ECM

              Die beiden Dokumentenmanagementsysteme Kendox InfoShare und  Comarch ECM iS „InfoStore“ lassen sich perfekt über den LDOX.SAP® ERP Solutions Connector an SAP anbinden und sorgen für eine reibungslose Archivierung von SAP-Eingangs- und Ausgangsdokumenten sowie Drucklisten und Reorganisationsobjekten. Alle archivierten Belege können anschließend wieder mit SAP GUI Standardfunktionen angezeigt werden.

              Fragen Sie uns nach Ihren SAP Archivierungsmöglichkeiten.

              SAP-Archivierung Factbox

              • Für alle SAP-Eingangs- und Ausgangsdokumenten sowie Drucklisten und Reorganisationsobjekten

              • unterstützt wird auch das SAP-Barcodeverfahren

              • die Lizenzierung erfolgt nicht auf Basis der zugreifenden Benutzer, sondern pro produktiver SAP System ID (SID)

              • optional kann auch ein Indexdownload aus SAP in das DMS erfolgen, um archivierte Dokumente auf Basis der SAP-Indizes im DMS auffindbar zu machen

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