Digitaler Workflow

Digitaler Workflow

LDOX.Workflow 

Welche digitalen Workflows ein Unternehmen haben sollte. 

Ein Workflow bezeichnet die Organisation von Arbeitsabläufen in einem Unternehmen. Ein digitaler Workflow ist nichts anderes, als Arbeitsabläufe digital darzustellen. Einzelne Stationen bearbeiten einen Arbeitsschritt in der vorgegebenen Art und Weise. Ein digitaler Workflow ist die Basis einer jeden Standardisierung und definiert funktionierende Prozesse unabhängig vom Prozesswissen der beteiligten Mitarbeiter.

Die Abbildung von dokumentenbasierten Workflows über ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) ist äußerst sinnvoll. So lässt sich der Empfang von Dokumenten, die Bearbeitungen oder Aktionen wie eine Freigabe… unveränderlich und revisionssicher protokollieren.

Während des Prozesses können Dokumente auch unterschiedliche Wege nehmen (Beispiel unterschiedliche Rechnungen, die zur Freigabe in unterschiedliche Abteilungen müssen). Im eigentlichen Sinne ist ein Workflow nichts anderes, als eine Kette aus Bedingungen und Aktionen.

Welche Prozesse lassen sich am besten in einen digitalen Workflow umwandeln?

Eigentlich so gut wie jeder Prozess,

  • der nach einem bestimmten Schema abläuft oder
  • protokolliert werden sollte oder
  • strukturiert sein muss

lässt sich in einem Workflow abbilden.

Unstrukturierte Abläufe, wie zum Beispiel die Digitalisierung und Zustellung der Eingangspost, lassen sich perfekt mit einem Workflow abbilden. Digitale Workflows können auch offen gestaltet werden und so auch für den Anwender große Entscheidungsfreiheiten schaffen. Doch eine Aktion wird vom Anwender immer abverlangt – er muss den entsprechenden Arbeitsschritt bearbeiten.

Beispiele für digitale Workflows

Die Implementierung von Workflows ist meist eine sehr individuelle Lösung. Jedes Unternehmen hat eigene Prozesse und diese müssen berücksichtigt werden. Doch gibt es stark verallgemeinert verschiedene Workflowgruppen, die gerne eingesetzt werden.

Durch die Anbindung von Drittsystemen, wie dem ERP, der FIBU oder dem CRM System können weitere Informationen automatisiert in den Workflow mit einfließen.

Administration

  • Eingangspost Workflow: Alle Briefe werden zentral an einer Stelle eingescannt und mittels DMS dem entsprechenden Empfänger im Unternehmen zur Verfügung gestellt.
  • Auftragseingangsworkflow: Ein Auftrag wird vom Kunden angenommen, Verträge werden erstellt, Ressourcen werden geordert und Verantwortliche informiert.

Rechnungswesen

  • Eingangsrechnungsworkflow: Der Klassiker. Rechnungen werden zentral eingescannt und dem entsprechenden Freigabeprozess zugeteilt. Ist die Rechnung frei gegeben, so kann sie in der High End Ausführung, ohne während des Prozesses eine einzige manuelle Eingabe machen zu müssen, verbucht und bezahlt werden.
  • Mahnungsworkflow: Bevor Mahnungen versendet werden, wird der zuständige Kundenbetreuer nochmals informiert und kann intervenieren.

Personalwesen

  • Onboarding Workflow: Werden Mitarbeiter eingestellt, erfolgt der immer gleiche Prozess. Erstellung des Dienstvertrags, Unterschrift, Zusendung der Mitarbeiter Informationen, Einrichtung eines IT Accounts, Beschaffung von Arbeitsmitteln … Immer der gleiche Ablauf und somit perfekt geeignet für einen eigenen Workflow.
  • Offboarding Workflow: Auch bei einem Austritt aus dem Unternehmen erfolgt fortlaufend der gleiche Prozess. Kündigungsschreiben, Rückgabe der Betriebsmittel, Abmeldung bei den Versicherungen, Ausstellen eines Arbeitszeugnisses…
  • Urlaubsfreigabe Workflow: Der Mitarbeiter reicht seinen Urlaubsschein digital ein.

Rechtsabteilung

  • Vertragsfreigabe Workflow: Neue Verträge oder Vertragsverlängerungen müssen zuerst von der Geschäftsleitung digital frei gegeben werden und werden erst anschließend unterschrieben.
  • Beschwerdeworkflow: Reklamationen werden anhand eines Workflows durch das Unternehmen geleitet und protokolliert.

Qualitätssicherung

  • Qualitätsworkflow: Zyklische Überprüfung von Qualitätsrichtlinien und revisionssichere Protokollierung der Ergebnisse.

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Mobiles Archiv

Mobiles Archiv

LDOX.Mobile 

Wie „mobile“ sollte ihr DMS sein? 

Blickt man 20 Jahre zurück, waren unternehmensspezifische Softwarelösungen primär zweckoptimiert. Der User sollte primär seine Arbeit in der Anwendung verrichten und so sah sie auch aus.

Usability, Design, oder gar eine mobile Verwendung über das Internet, war weder im Fokus noch in Umsetzungsreichweite.

Heute, getrieben von userfreundlichen „Software as a Service (SaaS)“ Produkten, setzen auch klassische Software Hersteller zunehmend auf die mobile Verfügbarkeit über Apps oder Web basierte Clients Ihrer Anwendungen.

Das Smartphone als der mobile DMS Treiber

Ein wichtiger Faktor dieser Entwicklung ist das Smartphone. Jeder hat eins, jeder verwendete es täglich und jeder kann es meistens ohne große Erklärungen bedienen und einrichten. Die Übersichtlichkeit von Apps und die einfache Bedienung lässt den User über das Smartphone Teil des Systems -als menschliche Hardware- werden.

So trägt jeder von uns mittels PDF Scanner App, eine kleine Scanstation am Smartphone bei sich, mit der jederzeit Dokumente erfasst, abgelegt und bearbeitet werden können. Wer braucht für fünf Belege am Tag denn heute noch einen Tischscanner. Freigabeworkflows können am Smartphone mittels einfacher Tasten dargestellt, umgesetzt und jederzeit bedient werden.

Durch diese Entwicklungen müssen sich auch DMS Softwareentwickler auf die neuen Gegebenheiten einstellen. Bei der Auswahl eines DMS stehen weniger die technischen Aspekte wie Speicherplatz und Geschwindigkeit im Fokus, sondern mehr grafische und anwendungsspezifische Gesichtspunkte sind im Auswahlverfahren wichtig. Eine intuitive und schön gestaltete Software ist meist schon die halbe Miete bei der Userakzeptanz. Die Basisfunktionen werden generell als gegeben angenommen.

Deshalb wird sich auch die Verwendung von Dokumentenmanagementsystemen in den nächsten Jahren verändern. Prozesse verlagern sich weg vom Desktop PC hin zum Smartphone. Warum auch nicht. So können auf Dienstreisen, Belege von Reisespesen mittels PDF Scan App sofort erfasst, archiviert und freigegeben werden. Beim Kundenbesuch hat der Außendienstmitarbeiter alle Kundenverträge und Dokumente in einer digitalen Akte bei sich. Während der Geschäftsreise gibt der CEO im Zug Rechnungen frei. Schadhafte Produkte werden fotografiert und sofort an die Schadensabteilung mittels Workflows gesendet.

Einige Beispiele wie ein sinnvoller mobiler Zugriff auf das DMS erfolgen kann. Natürlich wird es immer noch zukünftig Arbeiten am Desktop geben, doch was ein User auf dem Smartphone von unterwegs erledigen kann, wird er auch dort umsetzen.   

Sicherheit bei mobilen DMS

Spannend wird jedoch das Thema Sicherheit. Bei einer On-Premise Lösung am Desktop sind die Risiken in puncto Sicherheit klarer zu identifizieren. Bei einem „mobile“ verfügbaren DMS, kommt neben dem technischen Risiko, vielmehr auch noch der Faktor Mensch zu tragen. Wird das Handy gestohlen und die Bildschirmsperre entschlüsselt, kann bei falscher Einstellung ein tiefes Leak des Unternehmensarchiv entstehen. Auch sind Userfehler, aufgrund des unbedachteren Umgangs und der oftmals zu breiten Fingern (Vertipper) häufiger als am Desktop.

Setzen Sie Ihr DMS bereits „mobile“ ein

Nein? Besprechen Sie mit uns Ihre Möglichkeiten, jetzt Ihr DMS „mobile“ aufrufbar zu machen und erfahren Sie welche zusätzlichen Chancen sich dadurch ergeben.

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E-Mail Archivierung

E-Mail Archivierung

LDOX.Mail 

Archivieren Sie schon E-Mails? 

Nein, dann sollten Sie sich diesen Blogartikel unbedingt durchlesen.

Ja, Sie sollten sich diesen Blogartikel bezüglich der „E-Mails – die nicht archiviert werden dürfen“ durchlesen.

Braucht es eine Archivierung von E-Mails?

Ja – Eine E-Mail Archivierung ist für Unternehmen, egal in welcher Größe zwingend notwendig. Ein explizites Gesetz für die E-Mail Archivierung gibt es nicht. Viele wundert dieses Paradoxon der verpflichtenden E-Mail Archivierung ohne dazugehörendes Gesetz, doch die Verpflichtung „E-Mails zu archivieren“, ergibt sich viel mehr aus der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und weiteren gesetzlichen Vorgaben.

Jedes Unternehmen, vom kleinsten Einzelunternehmen bis zur großen Aktiengesellschaft hat die Pflicht, alle Unterlagen, die für Besteuerung relevant sind, für einen Zeitraum von sechs bis zehn Jahren aufzubewahren.

Wie stellt sich die E-Mail Archivierungspflicht in der Praxis dar?

Diese Frage lässt sich wie folgt beantworten: Alle E-Mails, die zur Besteuerung relevant sind, oder sogenannte Geschäfts- bzw. Handelsbriefe sind müssen laut GoBD ordnungsgemäß, vollständig, zum frühestmöglichen Zeitpunkt, mit Original übereinstimmend und unveränderbar, mit Berechtigung einsehbar, wiederauffindbar und reproduzierbar, für den gesamten Aufbewahrungszeitraum, über eine Protokollierung nachvollziehbar und bei Veränderung nachvollziehbar archiviert werden.

Dies bedeutet, dass bei E-Mails mit Inhalten wie Rechnungen, Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Inventarlisten, Jahresabschlüssen… eine entsprechende technische Archivierung der E-Mail sichergestellt werden muss.

Aufgrund der schieren Masse an E-Mails, die in Unternehmen täglich versendet und empfangen werden, ist es schwierig, eine pauschale Differenzierung festzulegen, welche E-Mails für den Gesetzgeber steuerlich oder rechtlich relevant sind.

Oftmals werden deshalb einfach alle Ausgangs- und Eingangs-E-Mails eins Unternehmens mittels einer Journal Archivierung abgelegt.

Welche E-Mails müssen nicht archiviert werden?

E-Mails wie E-Mail Newsletter, Spam-Mails oder geschäftlich nicht relevante E-Mails müssen nicht archiviert werden.

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